Podatek VAT w UK – Najczęstsze problemy

System podatkowy w UK może wydawać się skomplikowany dla osób, które nie zajmują się księgowością zawodowo. Z punktu widzenia zdecydowanej większości przedsiębiorców, najbardziej problematycznym jest podatek VAT oraz kwestie jego rozliczania. Naruszenia przepisów w tym zakresie mogą skutkować nałożeniem różnych kar przez HMRC i niestety zdarza się to często w przypadku osób, które decydują się na samodzielne prowadzenie swojej księgowości.

Aby zapobiec komplikacjom przy rozliczaniu tego podatku, stworzyliśmy ten artykuł, w którym przedstawimy najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców oraz kary, jakie mogą być z nimi związane.

Spóźnienie z deklaracją

Pierwszym częstym błędem popełnianym podczas rozliczenia podatkowego jest spóźnienie z samą wysyłki deklaracji. Przedsiębiorcy zapominają, że w przeciwieństwie do corocznej deklaracji self asessment, zeznania podatkowe w zakresie VAT składa się zwykle co kwartał, czyli aż 4 częściej. Warto oczywiście ustawiać przypomnienia w kalendarzu, pomocny okaże się również rządowy program Making Tax Digital, który wysyła powiadomienia dotyczące nadchodzących terminów.

Za opóźnienia z deklaracjami VAT, kary przyznawane są według systemu punktowego, w którym progi uzależnione są od tego, jak często składasz deklaracje podatkowe. Jeśli nie zrealizujesz swojego obowiązku na czas, do Twojego konta zostanie dodany jeden punkt karny – nie ma znaczenia, ile wynosi opóźnienie. Gdy uzbierasz odpowiednią ilość punktów i przekroczysz ich maksymalną ilość, nakładana jest kara w wysokości £200. Progi kształtują się następująco:

Okres rozliczeniowy	Liczba punktów, po uzbieraniu których zostanie naliczona kara
Roczny	2
Kwartalny	4
Miesięczny	5

Każdy punkt karny usuwany jest po dwóch latach od wystąpienia opóźnienia w wysyłce deklaracji. Jeśli zaś chcesz usunąć wszystkie swoje punkty karne, musisz ukończyć tzw. period of compliance i wysłać wszystkie brakujące deklaracje. W praktyce zatem, jeśli zadbasz o terminowe wywiązywanie się z obowiązków podatnika, HMRC szybko zapomni o drobnych wpadkach z przeszłości!

Nieterminowa zapłata podatku VAT

Oczywiście oprócz złożenia deklaracji, VAT trzeba również zapłacić. Należy to zrobić nie później niż na miesiąc i 7 dni po zakończeniu kwartału, który rozliczamy. Warto przy tym zaznaczyć, że kwartały rozliczeniowe nie muszą się pokrywać z kwartałami w kalendarzu. Okresy rozliczeniowe w Twojej firmie mogą być ustalone na podstawie decyzji administracyjnej wydanej przez HMRC i możesz to sprawdzić we wspomnianym już systemie MTD.

Kary nakładane przez HMRC za spóźnioną zapłatę podatku VAT oblicza się według następującego sposobu:

• Do 15 dni opóźnienia kara nie obowiązuje;
• Od 16 do 30 dni nalicza się odsetki w wysokości 2% wartości podatku VAT, jaki jest zaległy w 15 dniu;
• Powyżej 31 dni opóźnienia, nalicza się 2% wartości zaległego podatku w 15 dniu, 2% wartości zaległego podatku w 30 dniu oraz odsetki za każdy dodatkowy dzień opóźnienia z rocznym oprocentowaniem wynoszącym 4%.

Błędy w deklaracji

Najpoważniejszym błędem nie jest jednak ani nieterminowa zapłata, ani brak wysyłki deklaracji podatkowej na czas. Dużo poważniejsze konsekwencje spotkają Cię bowiem, jeśli w zeznaniu podatkowym pojawią się błędy. Mogą one dotyczyć błędnych stawek, niezgodnych z przepisami odliczeń, nieprawidłowe rozliczenie transakcji międzynarodowych lub nieuwzględnienia przychodów. Niezależnie od tego, na czym polega problem, nigdy nie jest on zjawiskiem pożądanym czy akceptowalnym dla HMRC.

Nasze przepisy podatkowe nie rozróżniają kategorii błędów – zamiast tego, wydzielone zostały trzy grupy przyczyn niezgodności:

• Jeśli błąd wynika z braku należytej staranności, kara wyniesie od 0% do 30% należnego podatku;
• Jeśli błąd zostanie uznany za celowe unikanie opodatkowania, kara może wynieść od 20% do 70% należnego podatku;
• Jeśli błąd zostanie uznany za celowy i ukrywany, kara wyniesie od 30% do aż 100% należnego podatku.

W przypadku wykrycia błędów w deklaracjach, to urzędnik zatrudniony w HMRC określa najbardziej prawdopodobną przyczynę uchybienia. Wysoki stopień uznaniowości może działać zarówno na Twoją korzyść jak i niekorzyść, jednak trzeba być świadomym, że w przypadku wykrycia nieprawidłowości, należy bezwzględnie współpracować z HMRC. Zazwyczaj, pozwala to na obniżenie wysokości kary.

Na marginesie dodajmy, że od początku istnienia naszej firmy, żaden nasz klient nie otrzymał kary za błędy w zakresie rozliczeń podatku VAT – jesteśmy niezwykle skrupulatni.

Jak dokonać korekty deklaracji VAT?

Na szczęście istnieje możliwość dokonania korekty deklaracji VAT, która nie została złożona wcześniej niż 4 lata wstecz. Dzięki temu można zapłacić o wiele mniejsze kary lub zupełnie ich uniknąć. Korekt można dokonać jeśli wartość netto błędów wynosi:

• £10,000 lub mniej;
• od 10 000 do 50 000 funtów, ale mniej niż 1% całkowitej wartości sprzedaży.

W innym przypadku należy skontaktować się z HMRC.

Ważne jest, aby zachować wszystkie dane związane z błędem – zarówno liczbowe, jak i przyczyna błędu i data jego wykrycia. W powiadomieniu HMRC o korekcie pomoże ci ta strona rządowa. Znajdziesz tam wszystkie możliwości, z jakich możesz skorzystać.

W tym miejscu musimy dodać, że korekty nie są dobrym rozwiązaniem – ich składanie jest trudne i zwiększa ryzyko przeprowadzenia kontroli skarbowej. Powinieneś zrobić wszystko co się da, aby od samego początku prowadzić dokumentację w poprawny i odpowiedzialny sposób.

Jak wygląda audyt VAT przeprowadzany przez HMRC?

Kontrola VAT przeprowadzona przez brytyjski organ skarbowy ma na celu sprawdzenie, czy firma prawidłowo nalicza, raportuje i płaci VAT. Zazwyczaj, czynności podejmowane są na podstawie zgłoszenia lub po wykryciu specyficznych, niepokojących wzorców zachowań. Przepisy przewidują również możliwość przeprowadzenia rutynowej kontroli bez przyczyny. Jeśli nie oszukujesz HMRC, nie musisz się tego bać.

Audyt może odbyć się w trzech możliwych formach:

• Kontrola określonych wcześniej dokumentów on-line;
• Rozmowa telefoniczna, w której urzędnik będzie miał na celu wyjaśnić nieścisłości związane z podatkiem VAT odprowadzanym przez firmę;
• Wizyta inspektora w firmie.

Przed kontrolą HMRC oczywiście powiadomi firmę, informując kiedy odbędzie się inspekcja, w jakiej formie oraz jakie dokumenty będą sprawdzane. Najczęściej należą do nich:

• Deklaracje VAT z ostatnich 4 lat lub w skrajnych przypadkach podejrzenia oszustwa nawet do 20 lat wstecz;
• Księgi rachunkowe firmy;
• Faktury, zarówno sprzedażowe i zakupowe;
• Wyciągi bankowe;
• Umowy handlowe;
• Dokumentacje importowe i eksportowe, jeśli firma prowadzi handel międzynarodowy.

Kontrola zazwyczaj trwa do 4 dni, co oczywiście może się przedłużyć do momentu, kiedy wszystkie nieścisłości zostaną wyjaśnione. Jeśli zajdzie potrzeba dostarczenia dodatkowych dokumentów, przedsiębiorca będzie miał na to 30 dni.

Po co HMRC kontroluje przedsiębiorców?

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, kontrola w zakresie rozliczeń VAT może wydawać się nieco dziwna. Urzędnik może poprosić Cię o przedstawienie znacznej liczby dokumentów, jednak nie zawsze zapyta Cię o cel, w jakim to robi.

Postawmy sprawę jasno – najczęściej chodzi o wykrycie oszustw podatkowych polegających na ubieganiu się o nieuprawnione zwroty VATu. Tzw. karuzele vatowskie stanowią poważny problem dla wielu państw europejskich i z tego względu, urzędnicy zwracają uwagę na to, czy dana firma faktycznie funkcjonuje, a wystawiane przez nią dokumenty odzwierciedlają stan faktyczny.

Jeśli Twoje deklaracje VAT wzbudziły zainteresowanie HMRC ale nie sugerują urzędnikom, że możesz oszukiwać na podatkach, kontrola ograniczy się zapewne do rozmowy telefonicznej lub mailowego wysłania dokumentów. Wizyta w siedzibie firmy nie jest nikomu na rękę, ale jednym z jej celów jest możliwość sprawdzenia, czy Twój biznes w ogóle istnieje.

Podsumowanie

Prowadząc firmę w UK, należy mieć na uwadze możliwość kontroli VAT. Zazwyczaj wzywane są do niej firmy, wobec których pojawiają się podejrzenia o popełnienie błędów, takich jak błędy w deklaracji lub nieprawidłowe naliczenie podatku. Dlatego, aby uniknąć kłopotów z HMRC i potencjalnych kar, prowadząc działalność należy pilnować prawidłowego odprowadzania podatku. Przepisy dotyczące VAT są dość skomplikowane, co sprawia, że podczas prowadzenia działalności jest łatwo pominąć pewne szczegóły – dlatego zaleca się oddanie księgowości w ręce profesjonalistów, dzięki czemu zyskuje się spokój ducha i można w pełni skupić się na prowadzeniu firmy bez martwienia się o popełnienie błędów w odprowadzaniu podatków.