Zatrudnianie pracowników w UK cz. 2 - Umowy o pracę, pracownicy agencyjni, prawa pracownicze i emerytura firmowa

W pierwszym artykule o zatrudnianiu pracowników w UK i związanych z tym obowiązkach pracodawcy, zabrakło miejsca na rozwinięcie kilku tematów, które są kluczowe w przypadku zatrudniania pracowników. Dlatego też zdecydowaliśmy się na opublikowanie drugiego wpisu, który wyczerpie ten temat do końca. Przeczytasz w nim o rodzajach umów, procesie zatrudniania pracowników agencyjnych, prawach przysługujących pracownikom i systemie emerytur firmowych Automatic Enrolment.

Spis treści

Jakie są rodzaje umów o pracę w UK?

Według brytyjskiego prawa, pracownik powinien otrzymać do podpisania umowę o pracę nie później niż dwa miesiące po jej rozpoczęciu wykonywania obowiązków. W praktyce, istnieje kilka rodzajów kontraktów, które charakteryzują się różnymi rozwiązaniami w zależności od charakterystyki pracy. Poniżej przedstawimy kluczowe i zarazem najpopularniejsze rodzaje umów.

Umowa na czas nieokreślony (Permanent Contract). Jest to najpopularniejsza forma porozumienia między pracownikami a pracodawcami. Trwa ona do momentu jej rozwiązania przez którąś ze stron. Charakteryzuje się regularnymi godzinami pracy i pełną ochroną praw pracowniczych. Okres wypowiedzenia jest zapisany w umowie. Może być ona zawarta:
Umowa na czas określony (Fixed-Term Contract). Działa na podobnych zasadach co umowa na czas nieokreślony, z wyjątkiem tego, że wygasa w konkretnym ustalonym terminie lub po zakończeniu określonego projektu.
Umowa na zasadzie „zero-hour contract”. Daje ona dużą elastyczność zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy. Dzięki takiej formie umowy, pracownik może być wzywany do pracy, kiedy zaistnieje taka potrzeba. Taki kontrakt nie gwarantuje minimalnej liczby godzin, a więc daje pracownikowi mniejszą stabilność zatrudnienia.
Umowy o dzieło lub kontraktowe (Freelance/Contract Work). Te umowy dotyczą zazwyczaj osób samozatrudnionych, które realizują konkretne zadania. Wynagrodzenie jest przyznawane za zrealizowanie określonego projektu lub wykonanie usługi. W praktyce, są to bardziej kontrakty biznesowe, a nie umowy o zatrudnienie.

Zatrudnianie pracowników agencyjnych

Jako pracodawca możesz również podpisać umowę z agencją pracy tymczasowej (Employment Agency). Takie rozwiązanie oferuje szereg korzyści, szczególnie w dynamicznych branżach, które wymagają elastyczności w zarządzaniu personelem. Umożliwia ono oszczędność czasu i zasobów, ponieważ agencja wykonuje za Ciebie cały proces rekrutacji, kontroli legalności, odprowadzania podatków i praktycznie wszystkie inne czynności związane z zatrudnianiem pracowników. Odpowiedzialność prawna w większości jest również dzielona pomiędzy stronami. Agencje pracy mają szeroką bazę kandydatów o różnych specjalizacjach i należy pamiętać, że rekrutacją zajmują się na co dzień i posiadają bardzo duże doświadczenie. Nie musisz się martwić o zagwarantowanie pracownikowi stałego zatrudnienia, a zobowiązania socjalne również leżą po stronie agencji.

Jako pracodawca, w całym procesie zatrudniania nowego pracownika, masz za zadanie wprowadzić go do wykonywanego zawodu, zapewnić odpowiednie szkolenia BHP i warunki do pracy. Po 12 tygodniach pracy musisz upewnić się, że pracownik agencyjny ma dostęp do wszystkich udogodnień, które posiadają inni pracownicy. Jeśli chodzi o formalności, nie zawierasz umowy z pracownikiem, tylko z agencją. To ona wypłaca wynagrodzenia i zawiera umowy z kandydatami. Ułatwia to oczywiście prowadzenie księgowości – będziesz nam dostarczać mniej dokumentów, co może przełożyć się na niższe koszty obsługi Twojej firmy.

Podstawowe prawa pracowników

Każdy pracodawca ma obowiązek przestrzegać ściśle określonych praw pracownika, które mogą różnić się w zależności od umowy. Poniżej przedstawimy Ci najważniejsze informacje i prawa, o jakich każdy pracodawca powinien wiedzieć.

Na początku warto zapoznać się z dwoma ważnymi pojęciami istniejącymi w brytyjskim prawie pracy. Określa się nimi osoby pracujące. Employee to osoba posiadająca formalną umowę o pracę (contract of employment) i wykonuje swoje obowiązki w ścisłym podporządkowaniu pracodawcy. Zaliczają się do nich głównie pracownicy z umowami na czas określony i nieokreślony.

Employees mają prawo do:

Umownego uregulowania kwestii wynagrodzenia, godzin pracy, miejsca pracy, zasad urlopowych i okresu wypowiedzenia;
Minimalnego wynagrodzenia;
Płatnego urlopu. Dla pełnoetatowych pracowników jest to 28 dni rocznie, a w innych przypadkach urlop obliczany jest proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin;
Ochrony zdrowia i bezpieczeństwa. Pracodawca musi zapewnić bezpieczne warunki pracy zgodnie z Health and Safety at Work Act 1974. Pracownik ma również prawo odmówić wykonywania pracy, jeśli uzna, że stanowi ona zagrożenie dla zdrowia lub życia;
Wynagrodzenia chorobowego (Statutory Sick Pay – SSP). Wynosi ono £116.75 tygodniowo i może być wypłacane przez okres maksymalnie 28 tygodni;
Ochrony przed dyskryminacją;
Równego traktowania (wlicza się w to również równe wynagrodzenie za wykonywanie tej samej pracy);
Urlopu macierzyńskiego i ojcowskiego;
Odprawy w przypadku redukcji etatów (jeśli pracował przez co najmniej 2 lata);
Okresu wypowiedzenia. Jeśli employee pracował mniej niż 2 lata, przysługuje mu jeden tydzień. Po tym okresie dodaje się następny tydzień za każdy kolejny przepracowany rok. (Max. 12 tygodni);
Udziału w programie emerytalnym. Jeśli nasz pracownik ma powyżej 22 lat i zarabia co najmniej £10,000 rocznie, mamy obowiązek go zapisać;
Płatnych przerw. Na 6 godzin pracy przysługuje 20 minut przerwy. Obowiązują również przerwy między zmianami wynoszące 11 godzin i 1 dzień wolny w tygodniu;
Ochrony wynagrodzenia. To prawo chroni pracownika przed nieuzasadnionymi potrąceniami z wynagrodzenia;
Zgłaszania nieprawidłowości (bez obawy o odwet ze strony pracodawcy);
Skargi (Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć każdą skargę).

Z kolei Workers to wszystkie osoby wykonujące pracę lub usługi na rzecz pracodawcy, ale niekoniecznie w ramach tradycyjnej umowy o pracę. Odnosi się to również do wielu umów typu „zero-hour contracts”, o dzieło, kontraktowych, ale też pracowników dorywczych i agencyjnych. U nich warunki zatrudnienia działają nieco inaczej. Workers są chronieni podstawowymi prawami, takimi jak prawo do ochrony przed dyskryminacją, prawo do przerw w pracy czy prawo do bezpiecznych warunków pracy, ale niektóre prawa, takie jak minimalne wynagrodzenie lub płatny urlop mogą nie obowiązywać w przypadku kontraktów B2B. Dlatego ważne jest, aby umowa była szczegółowo rozpatrzona przez obydwie strony.

Emerytury firmowe

W 2012 roku pojawiły się przepisy, na mocy których pracodawca ma obowiązek zapisywać swoich pracowników do programów emerytalnych (Auto-Enrolment). Pracownik kwalifikujący się do automatycznego zapisu to osoba, która skończyła 22 lata i zarabia co najmniej £10,000 brutto rocznie. Osoby nie spełniające tych warunków, mogą dołączyć do programu na własną prośbę. Poniżej przedstawimy, co dokładnie musi zrobić pracodawca, jeśli zatrudnia osobę spełniającą warunki dołączenia do systemu Automatic Enrolment.

Pierwszym krokiem będzie wybranie odpowiedniego planu emerytalnego. Możesz skorzystać z Nest (National Employment Savings Trust), czyli publicznego i niedrogiego planu, ale na rynku jest również wiele firm prywatnych, które oferują plany emerytalne w różnych cenach i warunkach. Po wyborze należy skontaktować się z danym dostawcą i wraz z nim skonfigurować system odprowadzania składek oraz zapoznać się z jego obsługą. Systemy zazwyczaj umożliwiają automatyczne ich odprowadzanie i raportowanie za każdym razem, kiedy wypłacane jest wynagrodzenie. Składki odprowadzane przez pracodawcę dla wynagrodzenia brutto wynoszą 3%, z wyłączeniem kwoty wolnej od składek, czyli £6,240. Następnie należy powiadomić o tym pracowników pisemnie, na przykład listem lub e-mailem (Na stronie podanej niżej są dostępne szablony). Ostatnim krokiem będzie zarejestrowanie naszej firmy na stronie rządowej Workplace pensions law – auto enrolment | The Pensions Regulator. Należy podać tam wszystkie wymagane dane i aktualizować je za każdym razem, gdy ulegną zmianom.

Pracownik może zrezygnować z uczestnictwa w planie emerytalnym. Musi on wtedy wypełnić formularz rezygnacji (opt-out notice), który jest udostępniany przez dostawcę planu. Następnie przekazuje go swojemu pracodawcy, który ma obowiązek upewnić się, że jest on poprawnie wypełniony i przekazać go dostawcy planu. Jeżeli pracownik zrezygnuje w ciągu miesiąca od zapisu, wszystkie składki muszą być mu zwrócone w całości. Jeśli jednak rezygnacja nastąpiła później, odprowadzone składki zostają na koncie emerytalnym pracownika. Każda rezygnacja powinna być udokumentowana przez pracodawcę i zachowana jako potwierdzenie przeprowadzenia procedury zgodnie z przepisami.

Podsumowanie

Pamiętaj, że zachowanie kopii dokumentów to kluczowy krok, który pomoże Ci uniknąć stresu w przyszłości! Warto zadbać o porządek w papierach, zwłaszcza jeśli chodzi o kwestie zatrudnienia. Zajrzyj też do pierwszej części artykułu – w obu częściach znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o zatrudnianiu pracowników w UK. Dzięki tym informacjom zaoszczędzisz sobie sporo kłopotów, zwłaszcza podczas ewentualnych kontroli. Jeśli chcesz lepiej zrozumieć, jak obliczyć koszty prowadzenia firmy, nie zapomnij też sprawdzić naszego artykułu o tym, jak obliczać wydatki firmowe – to bardzo kluczowa umiejętność w prowadzeniu biznesu.