Rezygnacja z VAT i odzyskanie podatku

Podatek VAT jest bardzo istotnym źródłem dochodu skarbu państwa i wśród firm działających w UK jest on bardzo powszechny. Z uwagi na istotność tego podatku w brytyjskiej gospodarce, dla podatników VAT przewidzianych jest wiele korzyści. Zdarzają się jednak sytuacje, w których odprowadzanie VAT przestaje być opłacalne dla firmy lub działalność po prostu zostaje zamknięta – w obydwu przypadkach warto wiedzieć, że z VAT można zrezygnować, a ponadto nie stracić odprowadzonego wcześniej podatku.

Kiedy zrezygnować z VAT?

Choć zdarza się to rzadko, istnieją sytuacje, w których przedsiębiorcy decydują się na rezygnację z bycia podatnikiem VAT. Jeśli nie jest to część zamykania działalności (bo kiedy zamykasz spółkę LTD, musisz również pamiętać o poinformowaniu HMRC o rezygnacji z VAT), z reguły rezygnacja z VAT następuje, kiedy korzyści z bycia podatnikiem zaczynają być mniejsze od kosztów administracyjnych lub bycie podatnikiem w inny sposób nie działa na korzyść firmy.

Spadek obrotu poniżej progu

Sytuacja jest najprostsza w momencie, kiedy roczny obrót firmy spada poniżej pewnego progu, który jest niewiele niższy od tego, przy którym rejestracja VAT jest obowiązkowa. Aktualnie, w roku podatkowym 2025/2026, kwota ta wynosi £88,000 (próg obowiązkowej rejestracji to £90,000). W takiej sytuacji należy sporządzić analizę, która wykaże, że w ciągu następnych 12 miesięcy obrót nie przekroczy tego progu. Jeśli urzędnik rozpatrujący podanie będzie miał jakieś wątpliwości, może poprosić przedsiębiorcę o dokumenty potwierdzające obniżony obrót. Są to jedne z podstawowych dokumentów, jakie firma musi trzymać dla HMRC, więc z udowodnieniem obrotu nie powinno być żadnego problemu.

Jeśli twoja firma ma niższy obrót i przewidujesz, że w następnym roku podatkowym nie przekroczy on kwoty £88,000, HMRC może zezwolić na rezygnację z VAT. Takie rozwiązanie wymaga odpowiedniego przeanalizowania sytuacji, ponieważ wiąże się z tym dużo formalności. Jeżeli więc w dłuższej perspektywie obrót firmy ma rosnąć, i tak będziesz miał obowiązek zarejestrować się ponownie. Dodatkowo, jeśli firma mimo prognozy przekroczy próg, HMRC może przeanalizować sytuację finansową firmy aby sprawdzić, czy takie działanie nie było zamierzone – co skutkowałoby nałożeniem kary.

Przejście na działalność zwolnioną z VAT

Innym przypadkiem, w którym rezygnacja z tego podatku może być zalecana, jest ukierunkowanie działalności firmy wyłącznie na sektor, który jest zwolniony z VAT. Mowa tutaj o niektórych obszarach, które z mocy brytyjskiego prawa nie podlegają zupełnie nie podlegają temu podatkowi. Są to na przykład:

• Usługi finansowe (np. pożyczki, kredyty);
• Usługi edukacyjne;
• Niektóre usługi medyczne i opiekuńcze;
• Handel artykułami zwolnionymi z VAT.

Aby sprawdzić, czy określone dobro lub usługa podlega podatkowi VAT, możesz skorzystać z kompleksowej listy na stronie rządowej. Pamiętaj jednak, że oznaczenie stawki może być mylące. Towary i usługi, które są zupełnie zwolnione z VAT są oznaczone jako „exempt”. Na liście jest wiele pozycji, przy których widnieje stawka 0% – nie oznacza to, że są one zwolnione z podatku. Aby prowadzić działalność związaną z tymi dobrami lub usługami, twoja firma nadal musi być zarejestrowana jako podatnik VAT (oczywiście, jeśli próg obowiązkowej rejestracji został przekroczony, a ty nie jesteś zwolniony z VAT z innego powodu).

Dobrowolna rezygnacja z VAT

Mało osób wie, że nawet jeśli obrót firmy przekroczy próg obowiązkowej rejestracji, istnieje możliwość rezygnacji z VAT. Zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorcy zdecydowanie nie opłaca się bycie podatnikiem VAT. Jeśli taki problem wystąpi, może on zawnioskować do HMRC o zwolnienie. Akceptacja takiego wniosku wymaga odpowiedniej weryfikacji i w dużej mierze zależy od podanego powodu oraz jego uzasadnienia.

Dajmy na przykład małą firmę, która sprzedaje produkty głównie klientom prywatnym. Dzięki rejestracji jako podatnik VAT, przedsiębiorstwo może odliczać VAT od kosztów firmowych. Może się jednak zdarzyć, że:

• odliczony podatek wyniesie niewiele więcej niż koszty księgowości;

oraz

• zyski ze sprzedaży mogą być większe, ponieważ z uwagi na fakt, że osoby prywatne nie odliczają VAT, realnie niższa cena może przyciągnąć większą ilość klientów.

W takim wypadku dobrze jest rozważyć zawnioskowanie do HMRC o rezygnację z VAT – co prawda nie będzie wtedy możliwości odzyskiwania VAT od wydatków firmowych, ale koszty księgowości będą znacznie mniejsze. Taka decyzja może być korzystna finansowo i uprościć działanie firmy.

Większość sprzedaży jest objęta stawką 0%

Ostatnią sytuacją, w której HMRC zezwala na zwolnienie z VAT jest sytuacja, w której większość twojej sprzedaży polega na artykułach, które są objęte zerową stawką VAT. To sprawia, że mimo bycia podatnikiem VAT, nie naliczasz podatku klientom, więc jednocześnie nie odprowadzasz go do HMRC. Warunkiem takiej rezygnacji jest przypadek, w którym VAT naliczony przy zakupach przekracza VAT należny od sprzedaży. Innymi słowy firma odzyskuje więcej VAT od kosztów niż musi zapłacić od sprzedaży.

Taka nadwyżka VAT w teorii jest korzystna dla przedsiębiorcy, ale jeśli spojrzy się na to w szerszej perspektywie, może okazać się, że koszty administracyjne niwelują niewielkie korzyści ze zwrotu VAT od HMRC. Dodatkowo, mechanizm może zadziałać podobnie jak w poprzednim przypadku, przyciągając więcej klientów realnie niższymi cenami produktów.

Takie zwolnienie również wymaga kontaktu z HMRC i uzasadnienia wniosku – nie jest on zatwierdzany automatycznie.

Jak zrezygnować z VAT?

W większości przypadków, takich jak zamknięcie firmy lub spadek obrotu poniżej £88,000, do zrezygnowania z VAT wystarczy prosty formularz dostępny na stronie rządowej. Jeśli jednak sytuacja jest bardziej złożona, należy skontaktować się z VAT Registration Service i uzasadnić swoją prośbę.

Co dzieje się po rezygnacji z VAT?

Kiedy twój wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, HMRC wyznaczy Ci konkretną datę, od której przestaniesz być podatnikiem VAT. Twoja firma ma obowiązek złożyć finalną deklarację VAT, w której powinna uwzględnić każdą transakcję wykonaną od poprzedniej deklaracji do dnia zakończenia rejestracji. Jest to też ostatni moment, aby odzyskać VAT od zakupów nie rozliczonych w poprzednich deklaracjach – jeśli naliczony VAT zakupów dokonanych przed zakończeniem rejestracji przewyższy VAT należny, HMRC zwróci różnicę.

Pamiętaj, że wraz z zakończeniem bycia podatnikiem VAT, tracisz możliwość odliczania VAT od poniesionych kosztów. Każde rozliczenie transakcji (które odbyły się podczas okresu w którym firma była zarejestrowana do VAT) powinno być zawarte w twojej finalnej deklaracji – po niej nie możesz już złożyć następnej. Oprócz tego, pamiętaj o trzymaniu wszystkich potrzebnych dokumentów, nawet jeżeli kończysz działalność. Jako przedsiębiorca masz obowiązek posiadać dokumenty przez co najmniej 6 lat niezależnie od formy działalności.

Podsumowanie

Istnieje kilka scenariuszy, w których rezygnacja z VAT będzie wskazana, konieczna lub opłacalna. Najpopularniejsze przypadki to:

• Przewidywany spadek obrotu poniżej progu £88,000 i prognoza utrzymywania się takiej wartości przez następne 12 miesięcy;
• Przejście na działalność zwolnioną z VAT;
• Dobrowolna rezygnacja z VAT;
• Większość sprzedaży jest objęta stawką 0%.

oraz zakończenie działalności lub sprzedaż firmy.

Niektóre wnioski złożone do HMRC wymagają odpowiedniego uzasadnienia poprzez kontakt z VAT Registration Service. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku należy złożyć finalną deklarację VAT, w której zawrze się wszystkie transakcje dokonane w okresie pomiędzy poprzednią deklaracją, a datą zakończenia rejestracji VAT. Wszystkie dokumenty należy trzymać przez co najmniej 6 lat, nawet w przypadku zamknięcia działalności.