Podatek VAT w UK w 2025 roku – Wszystko, co musisz wiedzieć

Jeśli Twój biznes się rozwija i przekroczysz próg £90,000 obrotu okresie ostatnich 12 miesięcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, będziesz musiał zarejestrować się jako podatnik VAT. Oznacza to, że od tego momentu będziesz zobowiązany naliczać ten podatek na swoje produkty i usługi, a następnie odprowadzać do HMRC. HM Revenue & Custroms (HMRC) jest urzędem odpowiedzialnym zarówno za pobieranie podatków, jak i kontrolę dokumentów z nim związanych. W tym artykule postaramy się wytłumaczyć Ci jak działa VAT i wytłumaczymy najważniejsze kwestie z nim związane.

Czym jest podatek VAT w UK i ile wynosi?

Value Added Tax (VAT) to podatek nakładany na towary i usługi firm zarejestrowanych jako płatnicy VAT. Choć z formalnego punktu widzenia, podatnikiem jest przedsiębiorca, realny ciężar tej dodatkowej opłaty przenoszony jest na kupujących.

Podatek VAT w UK, podobnie jak w wielu innych krajach, stanowi istotny filar dla budżetu państwa. Konstrukcja Value Added Tax została jednak zaprojektowana w taki sposób, aby pośrednicy w transakcjach biznesowych nie odczuwali jego istnienia. Osiągnięto to poprzez możliwość odliczeniu podatku, z czego korzystają zresztą wszyscy przedsiębiorcy.

Podstawowa stawka VAT w UK to 20%. Dotyczy ona większości podstawowych towarów i usług. Oprócz niej, istnieją jeszcze dwie stawki – obniżona w wysokości 5% i zerowa, czyli 0%.

Statystycznie rzecz biorąc, nasi klienci najczęściej sprzedają towary i usługi ze stawkami 20% i 5%. O ile można założyć, że domyślnie stosuje się tę wyższą, o tyle warto wymienić listę najważniejszych grup towarów objętych stawką obniżoną:

• Produkty dotyczące bezpieczeństwa dzieci, takie jak foteliki samochodowe, wózki dziecięce lub gondole;
• Energia domowa, czyli np. dostawy energii elektrycznej i gazu ziemnego przeznaczane do użytku domowego;
• Produkty ułatwiające poruszanie się osobom starszym, takie jak wózki inwalidzkie lub kule ortopedyczne;
• Produkty pomagające rzucić palenie, takie jak gumy nikotynowe lub plastry;
• Urządzenia grzewcze oraz usługi związane z ich montażem i naprawą;
• Niektóre usługi budowlane, takie jak adaptacja istniejących lokali poprzez zwiększenie liczby lokali mieszkalnych w obrębie budynku lub remont mieszkania, które stoi puste od co najmniej 2 lat;

Zdecydowanie więcej jest produktów objętych zerową stawką. Warto zaznaczyć, że VAT zapłacony przy zakupie surowców i usług związanych z produkcją lub sprzedażą tych produktów można odzyskać, w przeciwieństwie do produktów, które są zupełnie zwolnione z tego podatku. Produkty objęte zerową stawką VAT to między innymi:

• Większość produktów i usług związanych z działalnością charytatywną. Pewna część z nich jest zupełnie zwolniona z podatku.
• Usługi budowlane dla osób niepełnosprawnych;
• Sprzęt dla osób niewidomych lub słabowidzących;
• Sprzęt dla osób niepełnosprawnych;
• Niektóre produkty zdrowotne, takie jak produkty na nietrzymanie moczu, wkładki poporodowe, środki ochrony sanitarnej i pomoce dla osób słabowidzących;
• Usługi kanalizacyjne i wywozu szamba;
• Produkty energooszczędne;
• Wiele usług budowlanych;
• Usługi związane z transportem towarowym;
• Materiały wydawnicze;
• Odzież i obuwie dziecięce;
• Kaski rowerowe, motocyklowe i budowlane.

Bardziej szczegółowe informacje znajdziecie na stronie rządowej.

Kto musi zarejestrować się jako podatnik VAT w UK?

W Wielkiej Brytanii, w charakterze podatnika VAT musi zarejestrować się każdy przedsiębiorca, który na przestrzeni ostatnich 12 miesięcy przekroczył £90,000. Termin na złożenie dokumentów rejestracyjnych jest stosunkowo długi – jest to 30 dni od końca miesiąca, w którym został spełniony warunek obrotu.

Jeśli nie spełnisz obowiązku rejestracji, HMRC może nałożyć na Ciebie dotkliwe kary. Przede wszystkim, zostaniesz zmuszony do zapłaty należnego VAT-u, nawet jeśli nie pobierzesz go od klientów. Do tego pojawią się także odsetki i inne sankcje. W praktyce, unikając rejestracji do VAT, ryzykujesz:

• Karę, liczoną jako procent należnego VAT-u – zwykle jest to od 5% do 15% niezapłaconej kwoty;
• Konieczność zapłaty podatku, którego nie pobrałeś od klientów – może to być nawet 20% Twojego przychodu z miesięcy, w których powinieneś już być podatnikiem;
• Konieczność zapłaty odsetek od środków, których nie wpłaciłeś.

Warto również zaznaczyć, że firma, która przewiduje, że w ciągu następnych 30 dni jej obrót przekroczy £90,000, ma obowiązek zarejestrować się natychmiast. Jeśli zatem z zawartych przez Ciebie umów wynika, że wkrótce otrzymasz duży zastrzyk gotówki, koniecznie sprawdź, czy nie przekroczysz tym samym limitu rocznego przychodu bez VAT.

Dobrowolna rejestracja do VAT i korzyści z nią związane

Jeśli obroty Twojej firmy nie przekraczają £90,000 rocznie, wciąż możesz zarejestrować się do VAT – zwolnienie podmiotowe z tego podatku ma charakter dobrowolny. Wbrew pozorom, nieobowiązkowa rejestracja w charakterze podatnika VAT może mieć duży sens. Ta zasada nie sprawdza się jednak w każdym przypadku, o czym wspomnimy w dalszej cześci wpisu.

Wysokie koszty

Jeśli prowadzisz działalność, która może być opodatkowana stawką 5% lub 0%, a jednocześnie kupujesz towary i usługi z podstawową stawką VAT, w pewnych sytuacjach możesz liczyć na zwrot podatku w postaci przelewu na konto. Aby to zobrazować, posłużmy się prostym przykładem:

Stawka VAT	Koszt brutto	Kwota podatku do odliczenia	Przychód brutto	Kwota podatku do zapłaty
20%	£12,000	£2,000	£600	£100
5%	£2,100	£100	£840	£40
0%	£500	0	£21,000	0
Suma:	£14,600	£2,100	£22,440	£140

Powyższy przykład jest oczywiście bardzo specyficzny – rzadko kiedy zdarza się, abyś świadczył usługi opodatkowane stawką zerową, ponoszą jednocześnie koszty opodatkowane 20-procentowym VAT-em. Jak jednak widać, może zdarzyć się tak, że zarabiając stosunkowo duże pieniądze, będziesz co miesiąc otrzymywać zwroty podatku.

Takie zjawisko nie występuje jednak, jeśli zarówno Twoje koszty jak i przychody są opodatkowane taką samą stawką VAT-u, ponieważ wówczas, podatek należny będzie wprost proporcjonalny do Twojego zysku.

Współpraca z klientami biznesowymi

Inną sytuacją, w której dobrowolna rejestracja będzie niezwykle korzystna, jest prowadzenie działalności w modelu B2B. Jeśli Twoja firma sprzedaje swoje usługi i towary głównie innym firmom, Twoi klienci będą mogli odliczać podatek, który od nich pobierasz. W efekcie, VAT będzie dla nich neutralny pod względem finansowym.

Posłużmy się teraz przykładem:

Sprzedajesz lokalnej hurtowni motoryzacyjnej tarcze hamulcowe za £240. £200 trafia do Twojej kieszeni, zaś £40 jest kwotą podatku należnego. Twój klient płaci £240, jednak £40 VAT-u obniża podatek, który musi zapłacić w przyszłości. Jeśli hurtownia motoryzacyjna sprzeda te tarcze hamulcowe za £360, z czego £60 to podatek, zapłaci jedynie £20, ponieważ £40 wydała już na etapie zakupu części od Ciebie.

Jedynym kosztem po stronie nabywcy jest zamrożenie środków – na zwrot podatku trzeba trochę poczekać. W ogólnym rozrachunku, pieniądze wrócą jednak do nabywcy.

Wsparcie ze strony rządu

Istnieje też kilka udogodnień przewidzianych przez przepisy, które mają na celu wesprzeć przedsiębiorców decydujących się na odprowadzanie VAT-u w UK. Są to między innymi:

• Flat Rate Scheme (FRS) – Ten system pozwala płacić HMRC mniejszą stawkę VAT, ale za to firma nie może go odliczać. Jest on opłacalny jeśli firma ponosi małe koszty prowadzenia działalności, na przykład świadczące usługi lub wytwarzające rękodzieło. Mogą do niego dołączyć przedsiębiorstwa, których roczny obrót jest mniejszy niż £150,000;
• Cash Accounting Scheme – Pozwala on rozliczyć się z VAT dopiero po faktycznym opłaceniu transakcji przez klienta, podczas gdy normalnie, trzeba to robić od razu po wystawieniu faktury, niezależnie od statusu płatności. Do tego programu kwalifikują się firmy o obrotach mniejszych niż £1,35 mln rocznie;
• Annual Accounting Scheme – Pozwala rozliczać VAT raz do roku, zamiast kwartalnie. Podobnie jak Cash Accounting Scheme, jest on przeznaczony dla firm o obrotach mniejszych niż £1,35 mln rocznie. Ze względu na mniejszy brak kontroli nad sytuacją finansową firmy, nie zalecamy tego rozwiązania naszym klientom.

Warto również dodać, że firma zarejestrowana jako płatnik VAT wygląda na bardziej profesjonalną i wiarygodną w oczach kontrahentów oraz klientów.

Jak zarejestrować się jako płatnik VAT w UK?

Rejestracja do VAT obecnie odbywa się głównie online, przez stronę rządową, poprzez wypełnienie formularza. Alternatywnie można wysłać wypełniony formularz pocztą. W przypadku rejestrowania jednoosobowej działalności gospodarczej lub general partnership, dane, jakie będą Ci potrzebne do rejestracji to:

• National Insurance Number właściciela;
• Dokument tożsamości, taki jak paszport lub prawo jazdy;
• Wyciągi i szczegóły konta bankowego;
• Unique Taxpayer Reference (UTR), jeśli posiadasz;
• Informacje o obrocie;
• Rozliczenia podatkowe i karta P60.

Do zarejestrowania spółki limited potrzebne będą następujące dane:

• Registration number firmy;
• Szczegóły firmowego konta bankowego;
• Unique Taxpayer Reference (UTR);
• Informacje o obrocie;
• Szczegóły rozliczeń podatkowych.

Po rejestracji, zazwyczaj w ciągu 30 dni, firma otrzyma unikalny numer VAT, który będzie umieszczany na fakturach oraz dostęp do systemu Making Tax Digital (MTD), poprzez który będą składane ewidencje podatkowe i deklaracje VAT.

Rozliczanie VAT w UK

Jeśli nie należysz do programu Flat Rate Scheme (FRS), wysokość podatku do zapłaty oblicza się według wzoru VAT od sprzedaży – VAT od zakupów. Pierwszy składnik to VAT, który doliczasz klientom przy wystawianiu faktur, a drugi to podatek zapłacony podczas zakupu sprzętu lub materiałów. Przykładowo, jeśli sprzedałeś towary za £10,000 + £2,000 VAT i zakupiłeś sprzęt biurowy za £6,000 (z czego £1,000 to podatek VAT), obliczenie podatku do zapłaty będzie wyglądało w następujący sposób:

£2,000 – £1,000 = £1,000

Tak jak wcześniej wspomnieliśmy, deklarację VAT składa się poprzez Making Tax Digital (MTD). Obowiązkowe jest użycie do tego zatwierdzonego programu księgowego. Ich listę możesz znaleźć na stronie rządowej. Deklarację składa się co do zasady co kwartał, czyli 4 razy do roku. Ostateczny termin przypada na miesiąc i 7 dni po zakończeniu kwartału – jeśli się spóźnisz, może zostać nałożona kara. Warto wiedzieć, że jeśli nie masz żadnego VAT-u do zapłaty, jako podatnik VAT musisz złożyć deklarację zerową (Nil VAT return), która wynosi £0.

Ze względu na surowe konsekwencje błędów związanych z rozliczaniem podatku VAT oraz konieczność posiadania specjalistycznego oprogramowania, zdecydowanie odradzamy samodzielne rozliczanie tego podatku. Zatrudnienie biura księgowego to gwarancja spokoju i braku problemów z HMRC, których nie chce mieć żaden przedsiębiorca.

Podsumowanie

Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą w UK powinien zapoznać się z zasadami obowiązującymi przy podatku VAT. Nawet jeżeli rejestracja jako płatnik VAT nie jest obowiązkowa, w niektórych przypadkach naprawdę warto ją rozważyć. Powinno się również trzymać wymienionych wyżej przepisów, ponieważ przy wielu krokach można popełnić nieświadomy błąd, za który HMRC może nałożyć karę. Podatek VAT to bardzo obszerny temat i istnieje wiele złożonych regulacji i zróżnicowanych szczegółów, których nie da się opisać w artykule – podczas prowadzenia małej firmy można zająć się tym wszystkim samemu, jednak w przypadku bardziej zaawansowanych potrzeb, zapraszamy do kontaktu – nasz zespół chętnie Ci pomoże.