Czy samozatrudniony w UK musi mieć konto firmowe?

Jak już wielokrotnie pisałam na swoim blogu, samozatrudnienie to świetna forma prowadzenia działalności gospodarczej w UK. Łatwość rejestracji firmy, uproszczone opodatkowanie oraz brak wielu obowiązków formalnych, których nie sposób uniknąć w przypadku spółki LTD sprawiają, że wielu Polaków na Wyspach decyduje się na bycie Sole Traderami. W tym artykule postaram się rozjaśnić, czy osoba samozatrudniona w Wielkiej Brytanii musi posiadać firmowy rachunek w banku, a jeśli tak, to kiedy.

Kto może otworzyć konto firmowe w UK?

Zacznijmy analizę sytuacji od drugiej strony. Jak podaje HSBC, rachunek biznesowy mogą otworzyć:

• samozatrudnieni;
• partnerzy spółkach typu partnership i limited liability partnership;
• dyrektorzy w spółkach LTD.

Aby założyć konto w banku, musisz mieć minimum 18 lat oraz adres na terenie UK. Niektóre banki wprowadzają także dodatkowe ograniczenia, na przykład w postaci minimalnego przychodu, jednak z zasady wpływa to na warunki prowadzenia rachunku, a nie bezpośrednio na możliwość bycia jego właścicielem.

Kto musi posiadać konto firmowe w Wielkiej Brytanii?

Co do zasady, do posiadania rachunku firmowego zobowiązane są spółki LTD oraz PLC. Wynika to oczywiście z ich odrębności od majątku osób je prowadzących. Podobne regulacje odnoszą się między innymi do fundacji (Charitable Company, Charitable Incorporated Organisation) oraz wspomnianych już LLPs. Na całe szczęście, żaden przepis nie zobowiązuje jednak samozatrudnionych do posiadania oddzielnego konta biznesowego. Nawet, jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, wszystkie Twoje wydatki i przychody mogą przepływać przez jeden rachunek bankowy.

Kiedy samozatrudniony powinien założyć konto firmowe?

O ile posiadanie konta biznesowego na początkowym etapie prowadzenia działalności nie jest aż tak istotne, z czasem, takie narzędzie przydaje się coraz bardziej. Wymieńmy kilka sytuacji, w których konto firmowe w UK staje się w zasadzie konieczne:

Dokonujesz wielu transakcji prywatnych jak i biznesowych

Jeśli jako przedsiębiorca otrzymujesz kilka przelewów przychodzących miesięcznie i generujesz stosunkowo niewielkie koszty, coroczne sporządzanie Self Assesment nie jest aż trudne. Choć zsumowanie wszystkich operacji na koncie zajmie Ci kilka godzin, to będzie ono w pełni wykonalne. Gorzej, jeśli prowadzisz na przykład handel detaliczny lub firmę budowlaną, a w efekcie, dokonujesz dużej drobnych transakcji kartą lub też otrzymujesz setki płatności każdego miesiąca. Wówczas, powiązanie konkretnej faktury kosztowej z wydatkiem z konta zaczyna zajmować dużo czasu.

Choć nie ma tu jednoznacznej granicy, swoim klientom sugeruję założenie konta firmowego, gdy każdego dnia dokonują co najmniej jednej transakcji biznesowej.

Transakcje dokonywane są przez więcej niż jedną osobę

Naturalnym elementem rozwoju każdej firmy jest zatrudnianie nowych osób. Niezależnie od formy prawnej takiej umowy, Twój podwładny (lub pracownik) prędzej czy później zacznie w Twoim imieniu prowadzić sprzedaż lub robić zakupy. W takich sytuacjach, konto biznesowe, do którego będą miały dostęp wszystkie zatrudnione przez Ciebie z pewnością ułatwi kwestię rozliczania kosztów. Pamiętaj bowiem, że kontrola nad firmowymi wydatkami uchroni Cię przed drobnymi, powtarzalnymi stratami.

Planujesz brać pożyczkę na cele biznesowe

Choć jedną z niewątpliwych zalet samozatrudnienia jest to, że możesz stosunkowo łatwo wziąć prywatną pożyczkę i wykorzystać pozyskane z niej środki na rozwijanie swojego biznesu, większość przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z produktów dedykowanych właśnie nim. Niestety, w większości przypadków, kredyty firmowe oferowane są wyłącznie tym Sole Traderom, którzy prowadzą dedykowane rachunki biznesowe.

Jeśli myślisz o wzięciu pożyczki na cele biznesowe, konto firmowe będzie konieczne do budowania dobrego credit score. Wedle mojej najlepszej wiedzy, nie będziesz mieć problemów z uzyskaniem leasingu, nawet jeśli nie posiadasz firmowego rachunku.

Musisz płacić wysokie podatki względem oszczędności

Choć brzmi to zabawnie, wielu przedsiębiorców wciąż przeżywa zaskoczenie gdy dowiaduje się o wysokości podatku, jaki muszą opłacić. Choć mechanizm obliczania Income Tax nie jest przesadnie skomplikowany, bardzo często nie doszacowujemy kwoty, jaką trzeba będzie wpłacić.

Choć konto firmowe nie rozwiąże tego problemu w całości, w pewnym sensie jest to dobry sposób na zmuszenie się do odkładania pieniędzy. Niektórzy samozatrudnieni robią to co miesiąc, inni dopiero pod koniec roku podatkowego. Ważne jest jednak to, aby nie musieć zadłużać się w celu spłacenia zobowiązań u HMRC.

Czy konta firmowe w UK są płatne?

Wielu freelancerów nie decyduje się na założenie rachunku firmowego, aby nie musieć ponosić opłat. To zrozumiałe, w końcu nikt nie lubi drobnych, nawarstwiających się opłat za przelewy, przewalutowania, depozyty i wypłaty. Jeśli Twoje finanse stają się coraz bardziej skomplikowane, nie warto rezygnować z posiadania konta biznesowego w ogóle. Zamiast tego, poszukaj rachunku, który będzie bezpłatny lub prawie darmowy.

Jak zgodnie twierdzą drobni przedsiębiorcy, na początkowym etapie prowadzenia firmy, możesz bez większych problemów korzystać z prywatnego konta. Choć większość banków zakazuje wykorzystywania rachunków konsumenckich do prowadzenia działalności gospodarczej, egzekwowanie tych zasad praktycznie nie ma miejsca, a ewentualne konsekwencje złamania regulaminu nie są zbyt poważne. Wiele osób zaleca jednak, aby założyć dodatkowe konto, aby skutecznie oddzielić finanse firmowe od prywatnych.

Podsumowanie

Planujesz założyć firmę lub już jesteś samozatrudniony? Jeśli tak, pora zająć się księgowością. Serdecznie zapraszam do kontaktu – chętnie odpowiem na wszystkie pytania i zadbam o to, aby Twoje rozliczenia z HMRC przebiegały sprawnie i bezproblemowo.