Zatrudnianie pracowników w UK cz. 1 – Jakie masz obowiązki jako pracodawca?

Jeśli Twoja firma będzie się rozwijać, prędzej czy później przyjdzie moment na zatrudnienie pierwszego pracownika. Wiąże się to oczywiście z kilkoma dodatkowymi zobowiązaniami zarówno wobec urzędów, jak i samego zatrudnionego. Jakie wymogi trzeba spełnić, aby legalnie zostać pracodawcą? Jakie podatki trzeba płacić z tego tytułu? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w tym artykule.

Jak zarejestrować się jako pracodawca?

Aby zacząć zatrudniać inne osoby, w pierwszej kolejności musisz zarejestrować się jako pracodawca. W tym celu, należy najpierw przygotować dane swojej firmy, takie jak:

• Nazwa firmy i adres;
• Numer UTR (Unique Taxpayer Reference);
• Planowaną datę wypłaty pierwszej pensji pracownikowi;
• Szczegóły dotyczące wynagrodzeń pracowników, w tym planowane pensje i sposób płatności.

Rejestracja w HMRC

Następnie należy wejść na stronę internetową HMRC, czyli brytyjskiego urzędu skarbowego (można również odwiedzić placówkę) i wypełnić formularz rejestracyjny on-line. Warto pamiętać, że należy dokonać rejestracji na co najmniej 4 tygodnie przed dokonaniem pierwszej wypłaty wynagrodzenia. Po wypełnieniu formularza, HMRC wyśle Ci:

• PAYE Reference Number (Employer PAYE Reference), czyli unikalny numer identyfikacyjny Twojej firmy jako pracodawcy w systemie PAYE.
• PAYE Accounts Office Reference, czyli numer używany do płatności składek do HMRC.

Obsługa dokumentacji

Następnym krokiem będzie wybranie oprogramowania do zarządzania płacami (Payroll Software). Umożliwi ono między innymi zgłaszanie płac w ramach Real Time Information (RTI), ponieważ jako pracodawca masz obowiązek powiadamiać HMRC przy każdej wypłacie pensji.

Jeśli jednak cenisz sobie swój wolny czas i zależy Ci na bezpieczeństwie, warto skorzystać z wysokiej jakości usług księgowych. Biuro rachunkowe zajmie się całym procesem rejestracji, wprowadzając dane osób zatrudnionych, takie jak:

• Numer National Insurance (NI);
• Adres zamieszkania;
• Dane bankowe (do wypłat);
• Formularz P45 od poprzedniego pracodawcy. Jeśli pracownik takiego nie posiada, powinien on wypełnić formularz starter checklist, dostępny na stronie HMRC;
• Dane kontaktowe.

Rejestracja pracodawcy przed zatrudnieniem pierwszego pracownika

Alternatywnie, możesz również zarejestrować się zanim jeszcze zdecydujesz się na zatrudnienie. Jest to dobry pomysł, ponieważ w okresie zatrudniania nowych pracowników odciąża Cię od obowiązku zajmowania się ich pełną rejestracją w HMRC i możesz się skupić na bieżącej pracy.

Aby to zrobić, przy wypełnianiu formularza, należy podać planowaną datę pierwszej wypłaty i pamiętać, że jeśli twoje plany się zmienią, trzeba będzie o tym poinformować HMRC i zaktualizować dane w systemie. W uproszczeniu, możesz zaznaczyć względnie niepewną, przyszłą datę, a później informować urząd skarbowy o jej zmianach.

Decydując się na takie posunięcie, musisz pamiętać o konieczności wysyłania tzw. Nil Submission (brak wypłat w danym okresie). Taka informacja musi trafić do HMRC, bo w przeciwnym razie, istnieje ryzyko wymierzenia Ci kary administracyjnej.

Bardzo ważne jest, aby pamiętać o składaniu deklaracji PAYE do urzędu skarbowego w każdym okresie płacowym. Termin to 22 dzień następnego miesiąca.

Czym jest system PAYE?

Pay As You Earn to system podatkowy stosowany w Wielkiej Brytanii, za pomocą którego pracodawcy odprowadzają podatki dochodowe (Income Tax) i składki na ubezpieczenie społeczne (National Insurance Contributions, NIC) bezpośrednio z wynagrodzeń pracowników. Pracodawcy na podstawie wysokości wynagrodzenia pracownika i jego kodu podatkowego (który określa czy przysługują mu jakieś ulgi podatkowe), wyliczają wysokość składek. Następnie odejmują je z pensji brutto i przekazują do HMRC.

Zatrudniając, sprawdź, czy jest to legalne

Brytyjskie prawo z góry nakazuje pracodawcom sprawdzenie, czy potencjalny pracownik może legalnie podjąć pracę na terenie Wielkiej Brytanii. Za zatrudnienie pracownika, który nie ma pozwolenia na pracę, mogą zostać nałożone surowe kary pieniężne, sięgające nawet £20,000. Jak zatem pracodawca może upewnić się, że zatrudnia pracownika zgodnie z prawem?

Jeśli masz do czynienia z osobą, która na stałe mieszka w UK, należy upewnić się, że posiada ona dokument, dzięki któremu przysługuje jej prawo do pracy. Może to być:

• Brytyjski paszport;
• Biometric Residence Permit (BRP), czyli dokument potwierdzający prawo do pracy dla obywateli spoza Wielkiej Brytanii;
• Settlement Scheme Status, niemożliwy już do otrzymania status osiedleńca;
• Visa lub pozwolenie na pracę.

Najłatwiejszym sposobem weryfikacji, czy aplikant ma pozwolenie na pracę w UK jest skorzystanie ze strony rządowej. W tym celu potrzebujesz tzw. share code oraz datę urodzenia osoby, którą chcesz zatrudnić. Może ona wygenerować swój share code również na stronie rządowej, składając tam odpowiednie dokumenty. Należy pamiętać o poprawnym zachowaniu wyniku weryfikacji. Będzie to twój dowód potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji pracownika.

Jeśli jednak nie zdecydujesz się na skorzystanie z narzędzia oferowanego przez gov.uk, możesz zweryfikować dokumenty fizycznie. Musisz wtedy sprawdzić autentyczność i aktualność dokumentów oraz wykonać ich czytelne kopie. W przypadku gdy jakiś szczegół Ci się nie zgadza, lub któryś z dokumentów wygląda podejrzanie, należy wstrzymać zatrudnienie i skontaktować się z Home Office Employer Enquiry Service, w celu dodatkowej weryfikacji pracownika.

Należy koniecznie pamiętać o zapisywaniu wyników weryfikacji. Według prawa, okazane dokumenty potwierdzające prawo do pracy, powinno się trzymać jeszcze przez 2 lata po zakończeniu zatrudnienia. Zapisuj wszystkie dane pracowników, kopie dokumentów i daty. Dzięki temu, w przypadku jakiejkolwiek kontroli, będziesz się czuć bezpiecznie.

Wynagrodzenia

Jako pracodawca, jesteś zobowiązany do respektowania przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Masz obowiązek zapewnić je swoim pracownikom. Aktualnie, kwoty prezentują się następująco:

Kategoria pracownika	Stawka godzinowa
National Living Wage (wiek 21 lat i więcej)	£11.44
Wiek 18–20 lat	£8.60
Wiek 16–17 lat	£6.40
Praktykanci (Apprentices)	£6.40

Nawet gdy pracownik pracuje na zasadzie umowy na akord, czyli jego wynagrodzenie jest wyliczane na podstawie wykonanych jednostek lub zadań, zarobki muszą odpowiadać co najmniej stawkom minimalnym w przeliczeniu na godzinę pracy. Zdarzają się jednak wyjątki, kiedy stawki minimalne nie obowiązują:

• Umowy na zasadzie B2B, gdzie osoba, z która zawierasz współpracę jest samozatrudniona;
• Praca wykonywana jest przez wolontariuszy;
• Członkowie rodziny pracujący w rodzinnej firmie nie posiadający formalnej umowy i mieszkający w tym samym domu co pracodawca;
• Zatrudnianie tzw. freelancera, którego wynagrodzenie jest ustalane w drodze negocjacji.

Wypłacanie wynagrodzenia

Kiedy wyliczysz już środki, jakie przeznaczysz na pensję dla pracownika, musisz odliczyć od tego podatki. W pensji brutto zawiera się podatek dochodowy, National Insurance Contributions (NIC) i składki emerytalne, jeśli twój pracownik jest zapisany do programu Auto-Enrolment Pension. Pracodawca ma obowiązek zgłaszać do niego swoich pracowników, którzy spełniają określone wymagania. Więcej o systemie emerytur firmowych możesz przeczytać w drugiej części artykułu.

• Income Tax obliczany jest na podstawie progów podatkowych podanych w tabeli niżej.

Próg podatkowy	Opodatkowany dochód	Podatek
Personal Allowance	Do kwoty £12,570	0%
Basic rate	£12,571 do £50,270	20%
Higher rate	£50,271 do £125,140	40%
Additional rate	Powyżej £125,141	45%

• NIC wynosi 12% od zarobków pomiędzy £12,570 a £50,270 i 2% powyżej kwoty £50,270.
• Pension Contributions wynosi dla pracodawcy 5% wynagrodzenia brutto po odliczeniu kwoty wolnej od podatku.

Należy pamiętać o raportowaniu odprowadzonych podatków i wypłaconych wynagrodzeń do HMRC poprzez system PAYE. Jest to niezwykle ważne, ponieważ niewywiązanie się z obowiązku złożenia deklaracji self assessment lub zaraportowania płacy pracownika, jest karane grzywną o wysokości £100.

Podsumowanie

Niech ten artykuł będzie dla Ciebie swoistym przewodnikiem po obowiązkach pracodawcy. Mamy nadzieję, że rozwiał on twoje wątpliwości dotyczące zatrudniania pracowników. O tym jakie są rodzaje umów o pracę, jakie prawa mają pracownicy i jak działa system emerytur firmowych, dowiesz się w drugiej części artykułu.

Jeśli jesteś ciekawy/a jak wygląda sytuacja z zatrudnianiem dzieci, koniecznie odwiedź artykuł o zatrudnianiu nieletnich w UK.