Praca zdalna w UK – jakie przynosi korzyści podatkowe?

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że praca zdalna w Wielkiej Brytanii może wiązać się z realnymi korzyściami podatkowymi, w tym możliwością obniżenia podatku oraz uzyskania zwrotu części kosztów. Przy właściwym zastosowaniu przepisów przedsiębiorcy pracujący z domu mogą skutecznie zmniejszyć swoje obciążenia podatkowe i przeznaczyć zaoszczędzone środki na rozwój działalności. W tym artykule omawiamy korzyści podatkowe pracy zdalnej dostępne dla osób samozatrudnionych oraz dyrektorów spółek LTD.

Praca zdalna jako Sole Trader

Osoby samozatrudnione mają dużą elastyczność co do rozliczania pracy z domu. Zasadniczą korzyścią w tym przypadku jest możliwość odliczenia części kosztów domowych jako kosztów firmowych. Mowa tutaj o odliczaniu takich kosztów, jak prąd i gaz, woda, telefon i internet, sprzęt firmowy, a nawet część czynszu lub odsetek od kredytu. Dzięki temu zmniejszana jest podstawa opodatkowania, co przekłada się na realnie mniejszy Income Tax oraz składki NIC.

Samozatrudnieni mają do dyspozycji dwie metody rozliczania kosztów. Pierwsza z nich jest prosta i nie wymaga prowadzenia skomplikowanej dokumentacji, a druga zaś bardziej złożona, ale też precyzyjniejsza. Wybór odpowiedniego sposobu rozliczania zależy od charakteru prowadzonej przez Ciebie działalności, ilości przepracowanych godzin oraz oczywiście wysokości kosztów, które ponosisz.

Metoda uproszczona – Simplified Expenses

Jak wspomniałam wcześniej, pierwsza metoda jest bardzo prosta i można z niej korzystać bez stosowania obliczeń oraz prowadzenia obszernej dokumentacji.

Wysokość odliczenia zależy tutaj tylko i wyłącznie od liczby przepracowanych godzin w miesiącu:

• 25-50 godzin miesięcznie – £10;
• 51-100 godzin miesięcznie – £18;
• powyżej 100 godzin miesięcznie – £26.

W tych kwotach umownie zawierają się wszystkie koszty, jakie ponosi osoba pracująca z domu. Sole Trader korzystający z niej nie ma obowiązku szczególnego przechowywania rachunków za prąd, paragonów za sprzęt, ani wyciągów bankowych ukazujących wysokość czynszu. Jedynym obowiązkiem jest tutaj wykazanie, że dana liczba godzin faktycznie została przepracowana. Dowodami mogą być proste dokumenty, takie jak harmonogram pracy lub kalendarz spotkań.

Przykładowo, jeśli twój roczny dochód wyniósł £20,000, a miesięcznie pracowałeś 110 godzin, jako koszty firmowe możesz odliczyć £26 * 12 = £312. Takim sposobem podstawa opodatkowania zmniejsza się z £20,000 do £19,688, a podatek dochodowy, jaki musisz zapłacić to £1,423.60. Zmniejszają się również twoje składki National Insurance, które po odliczeniu kosztów wynoszą £427.08.

Metoda rzeczywista – Actual Costs Method

Druga metoda jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ wymaga poprawnie wykonanych obliczeń oraz przechowywania szczegółowej dokumentacji. Jeśli podczas kontroli HMRC odkryje, że w twoich obliczeniach są błędy lub nie masz wystarczających dowodów potwierdzających twoje kalkulacje, może nałożyć karę finansową. Z uwagi na większą złożoność całej metody, takie kontrole zdarzają się relatywnie częściej.

Obliczanie rzeczywistych kosztów może wydawać się nieco skomplikowane, więc wyjaśnijmy to krok po kroku:

Pierwsze co musisz zrobić, to określić jaką część kosztów można przypisać do prowadzenia działalności gospodarczej. Robi się to według dwóch kryteriów:

Najpierw należy określić, jaka część domu służy do prowadzenia biznesu. W tym celu podsumuj wszystkie pokoje w twoim domu (nie licząc kuchni i łazienki), a następnie określ, ilu z nich używasz wyłącznie lub głównie do pracy.

Większość osób samozatrudnionych używa jednego pokoju, więc przyjmijmy, że proporcja wynosi 1 pokój przeznaczony do pracy na 4 pokoje łącznie, czyli 25% domu można przypisać do działalności.

Czas pracy – drugi czynnik, jaki będzie Ci potrzebny do obliczeń, to czas, podczas którego używasz pokoju do pracy. Przepisy nie określają dokładnie, jak należy obliczać stosunek przepracowanych godzin do nieprzepracowanych, więc najlepiej uzgodnić to z księgowym (preferowanie z Falcon Accountancy 🙂). Jedną z metod na taką kalkulację jest obliczenie stosunku godzin pracy w jednym tygodniu, na wszystkie godziny w tygodniu:

Przykładowo, jeśli pracujesz 8h dziennie, suma przepracowanych godzin będzie wynosiła 40 tygodniowo. Tydzień ma łącznie 168 godzin, a więc stosunek to 40/168, czyli około 24%.

Tutaj duże znaczenie ma to, czy pokój, którego używasz do pracy jest używany również w innych celach, czy służy tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności. Jeśli nie ma on innego zastosowania, możesz przyjąć, że do pracy wykorzystujesz go przez 100% czasu. Oczywiście musisz być gotowy aby to udowodnić, a więc upewnij się, że HMRC nie będzie miało powodu do wątpliwości. Przykładowo:

• Twój pokój jest gabinetem weterynaryjnym ze specjalistycznym sprzętem – HMRC nie będzie miało powodu aby wątpić w 100% przeznaczenie go do działalności;
• Twój pokój jest domowym biurem, ale również ma biblioteczkę, szafki na sprzęt domowy i albumy ze zdjęciami – HMRC może uznać, że nie służy on w 100% do pracy.

Kiedy będziesz miał obydwa wyniki, zwyczajnie mnożysz je przez siebie, a wyjdzie Ci procent kosztów całkowitych, jaki możesz odliczyć. W naszym przypadku:

25% * 24% = 6%

Jak widać, procent odliczenia nie jest zbyt duży. W praktyce, zryczałtowane £26 okazuje się być niewiele mniejszą kwotą, a jednocześnie zwalnia Cię z konieczności prowadzenia rozbudowanych obliczeń. Jeśli jednak koniecznie zależy Ci na tym, aby dokładnie wyliczać wydatki związane z pracą z domu, na przykład ze względu na duże zużycie energii, zdecydowanie warto jest powierzyć to zadanie księgowej. Nieprawidłowości w rozliczeniach mogą bowiem narazić Cię na kary ze strony HMRC.

Praca zdalna jako dyrektor spółki LTD

Jeśli jesteś dyrektorem spółki LTD i pracujesz z domu, również masz możliwość czerpania z tego kilku korzyści. Różnią się one jednak znacząco od tych, które dotyczą samozatrudnionych, z uwagi na to, że będąc dyrektorem, jednocześnie jesteś zarezerwowany jako pracownik spółki.

Dzięki temu, tak samo jak innym pracownikom, przysługuje Ci Office at Home Allowance. Jest to podstawowy mechanizm stosowany przez osoby zatrudnione pracujące zdalnie. Działa on na bardzo prostej zasadzie – pracownik może otrzymywać od spółki dodatkowe £6 tygodniowo (£312 rocznie) bez konieczności odprowadzania podatku dochodowego oraz składek NIC. Nie ma obowiązku prowadzenia żadnej szerokiej dokumentacji, a trzeba jedynie udowodnić, że praca została wykonana z domu. Można to zrobić za pomocą prowadzonych harmonogramów pracy lub kalendarzy spotkań.

Aby Office at Home Allowance mogło być zastosowane, HMRC stawia warunek, że praca zdalna musi być konieczna lub uzasadniona z punktu widzenia biznesowego. Sprawa jest więc bardzo prosta jeśli firma nie ma swojego biura – wtedy dyrektor nie ma innej możliwości. Sytuacja komplikuje się jednak, kiedy dyrektor decyduje się na pracę zdalną mimo możliwości pojawienia się w siedzibie. Musi wtedy uargumentować, że praca jaką wykonuje nie wymaga fizycznej obecności w biurze. W mojej ocenie, duży dystans do biura i brak spotkań twarzą w twarz z klientami jest już uzasadnionym powodem.

Oprócz tego, spółka może opłacać Ci sprzęt biurowy, traktując takie wydatki jako koszty uzyskania przychodu. Dzięki temu zostaje obniżona podstawa opodatkowania do Corporation Tax. Musisz jednak pamiętać, że taki sprzęt musi służyć głównie do pracy. Jeśli używasz go zarówno do pracy, jak i prywatnie, może być konieczne podzielenie kosztu na dwie części, z których tylko jedna będzie stanowiła koszt dla firmy. Sytuacja zmienia się również, kiedy dany sprzęt jest przez Ciebie używany w bardzo dużej mierze do celów prywatnych – wtedy zalicza się on jako Benefit in Kind (BiK).

Teoretycznie istnieje możliwość obliczania kosztów rzeczywistych metodą podobną do tej, z której korzystają samozatrudnieni, jednak stosowanie tego przez dyrektorów spółek LTD jest bardzo rzadkie. Choć mamy doświadczenie w rozliczaniu takich wydatków, jako biuro księgowe z zasady nie polecamy tej metody, głównie ze względu na mizerne korzyści podatkowe.

Istnieje jeden wyjątek, który można stosować jednocześnie z Office at Home Allowance – jest to koszt telefonu i Internetu. HMRC pozwala odliczyć to jako koszt, jeśli umowa jest podpisana na spółkę i nie używa się danego medium prywatnie.

Podsumowanie

Zarówno samozatrudnieni, jak i dyrektorzy spółek LTD, którzy pracują zdalnie mają kilka możliwości, które pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania lub uzyskać dodatkowe środki bez konieczności odprowadzania podatku. Jeśli decydujesz się na samodzielne odliczanie kosztów, pamiętaj, że jest to dość skomplikowana sprawa, a metody mogą się różnić w zależności od sytuacji. Aby mieć gwarancję, że koszty są odliczane poprawnie, bardzo dobrym pomysłem będzie skorzystanie z usług biura księgowego – zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą.