Pułapki podatkowe w UK – na co powinien uważać początkujący przedsiębiorca?

Jak nietrudno się domyślić, prawo podatkowe w Wielkiej Brytanii jest bardzo obszerne i skomplikowane, co sprawia, że na wielu jego płaszczyznach można natrafić na nieoczywiste, a czasem absurdalne przepisy. Niezastosowanie się do nich może wiązać się z jednak wiązać z nieprzyjemnymi konsekwencjami w postaci kar ze strony HMRC, które uważnie monitoruje rozliczenia przedsiębiorców. Chociaż większość błędów nie prowadzi do poważnych sankcji, dla spokoju ducha dobrze jest się z nimi zapoznać, aby zminimalizować ryzyko potencjalnych konfliktów z organami administracji skarbowej.

Koszty uzyskania przychodu

Jednym z podstawowych mechanizmów, który działa w każdym biznesie, jest odliczanie kosztów uzyskania przychodu. Dzięki temu, przedsiębiorcy nie muszą płacić podatków od całego przychodu, a jedynie od dochodu, który generuje ich firma. Mechanizm ten jest bardzo prosty:

Spółka zarobiła w danym roku podatkowym £10,000 ze sprzedaży rękawiczek, które na początku roku kupiła za £4,000. Zakup rękawiczek jest kosztem uzyskania przychodu, więc firma zapłaci podatek tylko od zysku, który wynosi £6,000.

Chociaż ten mechanizm jest absolutną podstawą jeśli chodzi o finanse firmy, istnieje dużo sytuacji, w których na pierwszy rzut oka trudno stwierdzić, czy coś według prawa jest kosztem, czy nie. Wątpliwości wynikają z następującej zasady, według której koszt musi być:

“Wholly and exclusively for the purposes of the business”
czyli wyłącznie i w całości na cele działalności.

Mimo tego, że zasada jest dość przejrzysta i zrozumiała, nadal zdarzają się pomyłki ze strony przedsiębiorców. Przyjrzymy się kilku z nich.

Okulary kosztem dla pracownika, ale nie dla właściciela

Zgodnie z Health & Safety (Display Screen Equipment) Regulations z 1992 roku, pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom odpowiednie warunki do pracy przy ekranie, w tym ocenę ryzyka wzrokowego. Jeśli okaże się, że pracownik potrzebuje okularów do pracy przy komputerze, przełożony jest zobowiązany do pokrycia kosztu ich zakupu. Oznacza to, że może odliczyć koszt okularów dla pracownika jako koszt uzyskania przychodu.

Co ciekawe, ten przepis dotyczy tylko i wyłącznie sytuacji, w których zachodzi relacja pracodawca – pracownik. Oznacza to, że jeśli samozatrudniony potrzebuje takich okularów, nie może ich traktować jako koszt. HMRC wtedy traktuje je jako przedmiot z charakterem osobistym, który przynosi przedsiębiorcy prywatną korzyść.

Podróż do pracy oraz posiłek jako koszt

Inną ciekawą zagadką, która wprawia przedsiębiorców w zakłopotanie, jest to, czy można odliczyć dojazd do pracy jako koszt uzyskania przychodu. Okazuje się, że można, ale tylko w określonych sytuacjach. Mianowicie HMRC rozróżnia 2 przypadki:

• Dojazd do stałego miejsca pracy – nie można traktować jako koszt;
• Podróż służbowa do miejsca tymczasowego – można wrzucić w koszty.

W większości przypadków takie rozróżnienie ma sens – przykładowo, jeśli ktoś na co dzień pracuje w biurze, a od czasu do czasu jeździ do klienta. Problem pojawia się wtedy, kiedy samozatrudniony freelancer chciałby odliczyć koszt od podróży do zleceniodawcy. Mimo tego, że jest on oddzielną firmą, jego częste podróże są traktowane jako dojazdy do stałego miejsca pracy. W takim wypadku odliczenie sobie generowanych przez nie kosztów będzie błędem, a HMRC może zażądać zwrotu zaległego podatku lub nałożyć kary finansowe. Sprawę komplikuje także różnorodność sposobów odliczenia kosztów samochodu.

Sytuacja wygląda podobnie w kwestii posiłków. Można je traktować jako koszty tylko i wyłącznie w sytuacjach, kiedy są one spożywane tylko z klientem w kawiarni lub restauracji lub kiedy kupowane są podczas podróży firmowej. Jeśli ktoś cały czas spotyka się z klientami, a chce spożyć posiłek podczas przerwy od spotkań, zazwyczaj nie jest on upoważniony do potraktowania posiłku jako kosztu uzyskania przychodu.

Prezenty firmowe

HMRC pozwala przedsiębiorcom na dawanie pracownikom kosztowych prezentów, które nie przekraczają £50 rocznie (na jednego pracownika) oraz pod warunkiem, że mają one trwałe oznaczenie firmy, czyli na przykład logo na długopisie czy słodyczach.

W konsekwencji tego nie można odliczyć jako kosztu zwykłej czekolady podarowanej na święta, chyba że będzie miała ona logo firmy. To drobny szczegół, który często może zostać przeoczony przez właścicieli firm. Szansa na otrzymanie kary za brak loga na prezentach dla pracowników jest oczywiście bardzo niska. Znacznie łatwiej jest jednak przekroczyć limit kwotowy, co również łatwiej udowodnić.

Podatek VAT i Jaffa Cakes

HMRC prowadzi bardzo szczegółową klasyfikację produktów pod kątem nakładanych na nie stawek VAT. Czasami to, jaka stawka zostanie nałożona na produkt będzie zależało od najdrobniejszych niuansów, takich jak skład czy sposób pakowania. Okazuje się, że czasami nawet HMRC myli się we własnych założeniach, co ukazuje jak skomplikowane są przepisy. Stało się tak na przykład w swojego czasu głośnym sporze, który był prowadzony pomiędzy HMRC a producentem żywności McVitie’s.

Jednym z produktów sprzedawanych przez McVitie’s były Jaffa Cakes – ciastka biszkoptowe z małą warstwą galaretki, pokryte czekoladą. Producent zadecydował, że nałoży na nie 0% stawkę VAT, klasyfikując je jako ciastka. W 1991 roku HMRC uznało to za błąd i uznało, że produkt ten powinien być opodatkowany jako słodycz, a stawka VAT powinna wynosić 20%. Sprawa trafiła do sądu, a argumenty, które przedstawiało przedsiębiorstwo McVitie’s mogły wydawać się dość śmieszne. Producent twierdził, że:

• głównym składnikiem produktu jest ciasto;
• warstwa czekolady jest nieznacząco cienka;
• biszkopt twardnieje po ostygnięciu, co jest cechą typową dla ciastek;
• produkt jest sprzedawany w formie paczuszek z kilkoma sztukami, a nie pojedynczo, jak np. batony.

Finalnie sąd orzekł, że Jaffa Cakes są ciastkami, a nie słodyczami i McVitie’s nie musiało zwracać podatku ani płacić kar finansowych. Ta sprawa sądowa z lat 90 jest nadal przytaczana w podręcznikach podatkowych, jako przykład „absurdalnego rozróżnienia VAT” i ukazuje jak drobiazgowe mogą być klasyfikacje. Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno – musi koniecznie upewnić się, że jego produkt jest dobrze zaklasyfikowany, ponieważ błąd może narazić go na kary finansowe lub długie i kosztowne spory sądowe z HMRC.

Director’s loan, czyli pożyczka od własnej firmy

Według brytyjskiego prawa, dyrektor może wypłacać dywidendy tylko z zysku netto spółki. Jeśli wypłaci on sobie dywidendy, których kwota przekracza dochód spółki po opodatkowaniu, nadwyżka zostanie potraktowana jako pożyczka dyrektorska.

Czasami więc okazuje się, że niczego nie świadomy, początkujący dyrektor wypłaca sobie pieniądze ze spółki, stając się jednocześnie jej dłużnikiem. Takie kroki mogą mieć poważne konsekwencje, ponieważ pożyczki dyrektorskie są szczegółowo uregulowane.

Po pierwsze, HMRC wymaga, aby taka pożyczka była oprocentowana stopą nie mniejszą niż referencyjna stopa procentowa dla pożyczek między spółką a dyrektorem, publikowana co kwartał przez HMRC. Jeśli ten warunek nie zostanie spełniony, pożyczka zostanie uznana jako Benefit in Kind, czyli dodatkowy przychód, od którego dyrektor będzie musiał odprowadzić podatek Income Tax.

Dodatkowo, jeśli pożyczka nie zostanie spłacona w terminie 9 miesięcy po zakończeniu roku finansowego spółki (co pokrywa się z zapłaceniem Corporation Tax), na dyrektora zostanie nałożony podatek Section 455 Tax, który wynosi 33,75% od niespłaconej kwoty. Ten podatek na szczęście da się odzyskać po uregulowaniu zadłużenia.

Jeden błąd, wynikający z nieznajomości prawa przez dyrektora, może zamienić się w dużo stresu i konsekwencji w postaci dodatkowych podatków. W skrajnych przypadkach może wymagać dodatkowego zadłużenia, które pomoże uregulować wszystkie koszty pomyłki.

Pracownik IR35 – koszmar freelancerów

W 2000 roku rząd Wielkiej Brytanii wprowadził przepisy zapobiegające tzw. „ukrytemu zatrudnieniu„. Jest to przypadek, w którym freelancer działa w taki sposób, jakby był zatrudniony na etacie u swojego klienta. Stanie się pracownikiem IR35 niesie za sobą bardzo nieprzyjemne konsekwencje, ponieważ:

• Zostaje się zapisanym do PAYE klienta, co oznacza odprowadzanie podatków i składek tak jak osoba pracująca tam na etacie. Usuwa to każdą korzyść płynącą z samozatrudnienia lub prowadzenia spółki LTD;
• Jednocześnie nie zyskuje się praw przyznawanych employee, czyli na przykład prawa do urlopu, świadczeń zdrowotnych lub emerytury firmowej.

Osoba uznana przez HMRC za pracownika IR35 znajduje się w istniej pułapce, w której płaci więcej podatków niż zwykły freelancer, a nie dostaje nic w zamian. Na szczęście istnieją pewne cechy pracy przypominającej etat, których znajomość może pomóc w uniknięciu takiej sytuacji:

• Stałe godziny pracy;
• Praca głównie na sprzęcie klienta;
• Podleganie stałym procedurom i nadzorowi klienta;
• Brak możliwości pracy dla innych klientów.

Jeśli jesteś freelancerem, upewnij się, że twój kontrakt z klientem nie przypomina umowy o pracę na etacie. Narażasz się wtedy na zostanie pracownikiem IR35, co jest bardzo niebezpieczne dla twojej sytuacji podatkowo-składkowej.

Wymóg księgowości elektronicznej, ale tylko czasami

Sposób, w jaki firmy prowadzą księgowość bardzo się od siebie różni, między innymi dlatego, że HMRC ciągle wprowadza zmiany dotyczące różnych podatków i dotykające przedsiębiorców w różnych sytuacjach. Aktualnie najgorętszym tematem jest Making Tax Digital, czyli stopniowo wprowadzany system rozliczeń podatkowych. Jeszcze do niedawna obejmował tylko VAT, od następnego roku podatkowego niektóre firmy będą musiały korzystać z niego przy rozliczeniach Income Tax, a za 2 lata rozszerzy się na pozostałe podmioty. Czasami jest bardzo ciężko się w tym połapać, dlatego każdy przedsiębiorca, który nie korzysta z usług biura księgowego, powinien dokładnie obserwować zmiany i rozumieć coraz to nowe wymogi. Inaczej naraża się on na surowe konsekwencje ze strony HMRC.

Podsumowanie

Jak widać, w brytyjskim systemie istnieje wiele drobnych niuansów, których przeoczenie może narażać małe firmy na dodatkowe koszty w postaci kar finansowych od HMRC. Podane powyżej przykłady, to tylko niektóre ze skomplikowanych sytuacji, które mogą przydarzyć się każdemu niedoświadczonemu przedsiębiorcy. Korzystając z usług profesjonalnego biura księgowego, sprawiasz że każdy z takich problemów Cię nie dotyczy, a ty możesz poświęcać swój czas, energię i budżet w pełni na rozwój swojego biznesu.