Korygowanie faktury w UK

Prowadząc biznes w UK prawdopodobnie jesteś zaznajomiony z tym, jak wystawia się faktury. Może się jednak zdarzyć, że dokument, który wystawiłeś wymaga poprawki. Mogą do tego doprowadzić naprawdę różne sytuacje – nienaliczenie rabatu, błąd w obliczeniach czy prosty zwrot towaru przez klienta. Brytyjski system nieco różni się od polskiego i dla początkujących może być trochę zawiły. Dlatego w tym wpisie wytłumaczymy na czym polega korygowanie faktur w UK.

Czym jest faktura (invoice)?

Temat faktur jest dość podstawowym w kontekście prowadzenia biznesu, ale zanim przejdziemy do dalszej części artykułu, postanowiliśmy go pokrótce wyjaśnić, aby cała dalsza część była jak najbardziej przejrzysta i zrozumiała. Jeśli dopiero zamierzasz przejść na samozatrudnienie lub założyć spółkę Limited, ten krótki paragraf może pomóc w utrwaleniu wiedzy.

Sam termin invoice oznacza fakturę, która działa na takich samych zasadach jak w Polsce. Jest to swojego rodzaju rachunek, który wystawia się innej firmie lub osobie prywatnej, jeśli poprosi. Dokument ten zawiera:

• Nazwę Twojej firmy oraz jej adres rejestracyjny;
• Numer VAT (tylko dla podatników VAT);
• Numer faktury (zachowując ciąg logiczny);
• Datę wystawienia;
• Dane klienta – nazwę odbiorcy oraz adres;
• Opis produktu bądź usługi;
• Kwotę do zapłaty (jeśli jesteś płatnikiem VAT, musisz doliczyć 20%, chyba że na dany produkt lub usługę przysługuje ulga)
• Metodę i termin płatności;
• Dane do przelewu (jeśli formą płatności jest transfer bankowy).

Obecność terminu płatności oznacza, że klient nie musi opłacać faktury od razu – datę uregulowania rachunku ustala się z klientem wcześniej. Pamiętaj, że jeśli nie umówicie się na konkretny termin, klient na opłacenie faktury ma 30 dni od jej otrzymania (wynika to z z przepisów ustawy). Dokument stanowi również dowód wykonania usługi/sprzedaży produktu.

Korygowanie faktur

Jak wcześniej wspomniałam, może zdarzyć się, że że któryś z elementów faktury będzie wymagał poprawki. W Polsce w takiej sytuacji wystawia się drugą fakturę, tzw. korygującą. W Wielkiej Brytanii sprawa ma się nieco inaczej – zamiast następnej faktury, zazwyczaj sporządza się oddzielny dokument, który odnosi się do pierwotnej faktury, ale wskazuje co zostało zmienione.

W UK wyróżnia się 3 rodzaje takich dokumentów, a są to:

• Credit Note;
• Rzadziej używany Debit Note;

oraz nieoficjalny:

• Revised Invoice.

Każdy z nich służy do poprawki w innej sytuacji, ale cel mają taki sam – poprawić wystawioną fakturę. Poniżej opiszemy każdy z tych dokumentów oraz podamy przykłady sytuacji, w których należy ich użyć.

Credit Note

Pierwszym dokumentem jaki weźmiemy pod warsztat jest Credit Note, czyli dokument korygujący, który zmniejsza wartość wcześniej wystawionej faktury. Z uwagi na zakres jego zastosowania, jest to najczęściej używana opcja korekty. Notę kredytową stosuje się nie tylko na wypadek błędów w fakturze, ale również w sytuacjach kiedy wartość dokonanej usługi lub sprzedanego produktu zmniejsza się z innych powodów. Przykłady takich sytuacji, to:

• Zwrot towaru przez klienta lub reklamacja;
• Rabat lub zniżka ustanowiona już po wystawieniu faktury;
• Z różnych powodów towar nie został dostarczony w całości lub usługa nie została w całości zrealizowana;

oraz oczywiście błędy w obliczeniach finalnego kosztu towaru lub usługi albo podatku VAT.

Jak wystawić credit note?

Aby wystawić taki dokument, musi być w nim jasno napisane że jest to Credit Note. Forma noty kredytowej jest podobna do treści znajdującej się na fakturze, przy czym znajdują się tam również odniesienia do dokumentu korygowanego, np. data jego wystawienia. Ponadto, na Credit Note znajdują się także:

• Unikalny numer Credit Note – dokumentowi trzeba nadać oddzielny, unikatowy numer, który nie będzie pokrywać się z numerem wcześniej wystawionej faktury;
• Numeru oryginalnej faktury, którą dokument koryguje;
• Szczegółowo i wyraźnie opisanego powodu korekty – wystawiając Credit note trzeba wyjaśnić dlaczego faktura wymagała korekty;
• Szczegółów korygowanych pozycji – należy również szczegółowo opisać co dokładnie podlega korekcie (np. nazwa towaru, ilość produktów, cena, wysokość VAT);
• Szczegółów zmienionych kwot – tworząc Credit Note trzeba jasno i wyraźnie napisać jakie kwoty widniały na korygowanej fakturze, które z nich się zmieniają oraz jaka jest nowa wartość, którą przyjmują. Nie można przy tym zapomnieć o podatku VAT – zmiany w jego wysokości również muszą być przytoczone.

Credit Note wysyła się tak samo jak faktury, ale najlepiej jest załączyć go do korygowanej faktury bezpośrednio.

Debit Note

Innym dokumentem, który koryguje błędne faktury jest Debit Note. Jest on w pewnym sensie przeciwieństwem Credit Note, ponieważ koryguje kwotę, na jaką została wystawiona faktura, podwyższając jej wartość. Debit Note ma jednak więcej zastosowań, niż tylko korekta wystawionej faktury, bo może ją wystawić również kupujący (co dzieje się w większości przypadków). Znaczenie takiego dokumentu różni się w zależności od tego, kto taki dokument wystawia.

Debit Note wystawione przez kupującego

Tak jak wspomniałam, częściej zdarza się, że kupujący wystawi Debit Note sprzedającemu. W takiej sytuacji dokument działa jako formalne przypomnienie, że kwota do zapłaty za konkretny towar lub usługę powinna być większa. Przykładowo, jeśli kupujący otrzymał fakturę z błędem (np. z zaniżoną ceną produktu/usługi lub niepoprawną ilością towaru), wysyła on sprzedającemu Debit Note z wyjaśnieniem sytuacji.

Debit Note nie jest w takim przypadku wiążącym dokumentem – służy tylko do oficjalnego poinformowania sprzedawcy, że musi skorygować fakturę. Wtedy wystawia on nową fakturę obejmującą brakującą kwotę.

Debit Note wystawione przez sprzedającego

Zwiększenie wartości wystawionej faktury poprzez Debit Note jest dość rzadko stosowane, ale jak najbardziej możliwe i legalne, o ile obie strony się na to zgadzają – w praktyce kupujący zazwyczaj woli, aby dodatkowe koszty zostały po prostu zawarte w oddzielnej fakturze, z uwagi na większą przejrzystość podatkową.

Jeśli jednak obie strony zdecydują się na korektę faktury poprzez Debit Note, może ona zostać wystawiona przez sprzedającego i wiążąca, pod warunkiem, że będzie zawierała wszystkie wymagane elementy faktury. Z uwagi jednak na nieuznawanie przez HMRC Debit Note jako standardowego dowodu sprzedaży, urząd ten zaleca i preferuje używanie w takich sytuacjach klasycznych faktur.

Revised Invoice

Revised Invoice to nic innego jak ponownie sporządzona faktura, która koryguje błąd w poprzedniej. Na początku mówiłam, że w UK nie wystawia się faktur korygujących, a zasady na których działa revised invoice mogą wydawać się podobne. W praktyce jednak tak nie do końca jest.

Tzw. Revised invoice wystawia się tylko w jednym określonym przypadku. Jeśli używasz systemu księgowego i wystawiłeś fakturę zawierającą błąd, ale szybko to wykryłeś i nie wysłałeś jej jeszcze do klienta. Taka sytuacja oznacza, że w systemie księgowym masz dokument, któremu został nadany oficjalny numer, a więc nie możesz go potraktować jakby go nie było – będzie to widoczne w twoim rozliczeniu VAT.

W takim wypadku powinieneś oznaczyć taką fakturę jako „cancelled” w twoim systemie księgowym. Jeśli jednak nie masz takiej opcji, rozwiązaniem jest wystawienie Credit Note do tej faktury na -100% jej wartości – taka metoda jest uznawana przez HMRC i nie zaszkodzi twojej księgowości. Po tym należy sporządzić właśnie Revised Invoice, czyli nową, poprawioną fakturę z dopiskiem o poprawionych pozycjach oraz wyraźną informacją, że ten konkretny dokument o numerze X, zastępuje poprzedni o numerze Y.

Jak dokumenty korygujące mają się do deklaracji podatkowych?

Przy wystawianiu dokumentów, takich jak Credit Note lub wiążące Debit Note należy pamiętać, że są one również traktowane jako dokumenty księgowe i muszą być zawarte w deklaracjach VAT. Aby uniknąć problemów, które mogą się pojawić kiedy zrobisz błędy w deklaracji, należy upewnić się, że twoje dokumenty spełniają wszystkie potrzebne wymogi. Pamiętaj również o trzymaniu przez kilka następnych lat swoich dokumentów księgowych – jeśli zdarzy Ci się audyt z HMRC, będziesz miał dzięki temu potrzebne dowody na to, że działasz w pełni legalnie.

Podsumowanie

Korektę faktury wystawionej w Wielkiej Brytanii można zrobić na kilka sposobów, w zależności od sytuacji. Jeśli popełniłeś błąd i zawyżyłeś kwotę na fakturze lub klient zażądał reklamacji, powinieneś skorzystać z Credit Note. Jeśli klient zapłacił za mało, masz do wyboru użycie Debit Note lub, co bardziej zalecane, wystawienie nowej faktury. Pamiętaj również, że Debit Note możesz wystawić jako kupujący, w celu powiadomienia sprzedawcy o zaniżonej kwocie na rachunku. Jeśli jednak masz jakiekolwiek wątpliwości, zawsze lepiej jest zapytać doświadczonego księgowego, na przykład z Falcon Accountancy.