Jakie dokumenty powinienem trzymać dla HMRC prowadząc działalność w UK?

Prowadzenie własnej działalności w Wielkiej Brytanii wiąże się z wieloma obowiązkami. Duża część z nich dotyczy brytyjskiego urzędu skarbowo-celnego, czyli HMRC. Organ ten kontroluje legalność firm działających w UK oraz odpowiada za podatki. Aby odpowiedni nadzór był możliwy, HMRC wymaga od przedsiębiorców przetrzymywania różnych dokumentów. Niedopełnienie tego obowiązku może wiązać się z nałożeniem na firmę kar finansowych oraz innymi poważnymi konsekwencjami.

Istotność przechowywania dokumentów

Przetrzymywanie dokumentów finansowych to obowiązek nakładany przez HMRC, którego niespełnienie stanowi wykroczenie prawne. Czas przez jaki trzeba przetrzymywać dokumenty to 5 lat od zakończenia roku podatkowego dla samozatrudnionych lub 6 lat od zakończeniu roku finansowego w przypadku spółek LTD. Mimo takich wymogów, zdecydowanie zaleca się ich nie usuwać po tym czasie – nikt nie wie co przyniesie przyszłość i kiedy dokument sprzed 10 lat okaże się przydatny.

Oczywiście najważniejszą sytuacją, w której dokumenty będą potrzebne, jest kontrola ze strony HMRC. Istnieją jej trzy rodzaje:

• Kontrola Wstępna – podstawowy wariant kontroli HMRC polega na prostym kontakcie z przedsiębiorcą (zazwyczaj telefonicznie) i prośbie o przesłanie dodatkowych informacji lub wyjaśnień dotyczących złożonych dokumentów;
• Audyt finansowy HMRC – w niektórych przypadkach urzędnik odwiedzi siedzibę firmy. W tym przypadku HMRC skupia się na finansach firmy oraz sprawdza, jak prowadzi ona swoją księgowość. Zakres takiej kontroli jest więc dużo większy, ponieważ może zawierać szczegółowe przeglądy dokumentów księgowych lub nawet rozmowy z pracownikami;
• Audyt VAT – jest to kontrola podobna do zwykłego audytu finansowego, nastawiona na kontrolowanie zgodności dokumentów i prowadzonej księgowości ze szczególną uwagą na podatek VAT. W praktyce Audyt VAT oraz Audyt Finansowy przeprowadzane są w ramach jednej dużej kontroli (Oczywiście jeśli firma jest podatnikiem VAT).

Oprócz tego, dokumenty o których mowa, zazwyczaj potwierdzają o historię finansową firmy. Jest to niezwykle ważny element, szczególnie w przypadku spółek LTD. Ich brak może wzbudzać podejrzenia nie tylko ze strony HMRC, ale również kontrahentów, inwestorów lub instytucji finansowych. Przykładowo, w momencie sprzedaży spółki, istnieje duże prawdopodobieństwo, że potencjalny kupiec będzie chciał przestudiować historię finansową firmy, co będzie możliwe właśnie dzięki dokumentom finansowym. Podobna sytuacja dotyczy zaciągania kredytów oraz leasingów. Kiedy będzie przeprowadzana ocena zdolności kredytowej, kredytodawca może poprosić o różnie dokumenty, które pomogą potwierdzić rzetelność przedstawionej historii finansowej oraz kredytowej.

Samozatrudnienie

Z uwagi na inną strukturę obydwu form działalności, lista dokumentów, jaką musi przechowywać osoba samozatrudniona, znacznie różni się od tej dotyczącej spółki LTD. Jeśli jesteś samozatrudniony, zdecydowanie powinieneś pamiętać o prawidłowym rozdzielaniu dokumentów finansowych na prywatne oraz służbowe. Najbardziej objawia się to przy udokumentowywaniu kosztów firmowych, które później będą traktowane jako koszt uzyskania przychodu – za „wrzucenie w koszty” rachunku niezwiązanego z działalnością, również przewidziana jest kara, w wysokości od 30% do 100% wartości niewłaściwie wykazanego kosztu, w zależności od skali i przyczyny pomyłki.

Jakie dokumenty powinienem przetrzymywać jako samozatrudniony?

Po pierwsze powinieneś pamiętać o wszystkich dokumentach potwierdzających przychody. Zaliczają się do nich:

• Paragony i faktury – czyli rachunki za świadczone przez Ciebie usługi lub sprzedane produkty;
• Umowy i kontrakty – dokumenty związane z zawieranymi przez Ciebie umowami, które dodatkowo potwierdzają źródła przychodu;
• Inne potwierdzenia płatności – wszelkie inne dokumenty potwierdzające osiągnięty przychód, na przykład zlecenia.

Równocześnie zachowuj dokumenty potwierdzające wydatki firmowe:

• Faktury i paragony za wydatki firmowe – tylko te związane z kosztami prowadzenia działalności, czyli na przykład faktury od dostawców, ale również potwierdzenia zakupu sprzętu lub kosztów podróży firmowych;
• Inne dowody zapłaty – oprócz faktur i paragonów, dobrze abyś miał zapisane potwierdzenia przelewów bankowych lub np. kopie czeków;
• Potwierdzenia odbytych podróży firmowych – zachowaj wszelkie bilety oraz rachunki za hotele, paliwo oraz jedzenie.

Oprócz dokumentów potwierdzających przychody i wydatki, masz obowiązek zachowywać dokumenty podatkowe, czyli deklaracje podatkowe oraz wszelkie załączniki je wspierające. Mowa tutaj o dodatkowych formularzach SA103 lub wcześniej wymienionych potwierdzeniach uzyskania dochodu lub poniesienia kosztów. Deklaracje podatkowe, jakie składa samozatrudniony, to Self Assessment Tax Return oraz, jeśli jest on podatnikiem VAT, VAT return.

Pamiętaj również o prowadzeniu księgi rachunkowej, w której opisane będą wszystkie transakcje finansowe firmy. Można to robić cyfrowo lub na papierze – ważne jest, aby informacje w niej zawarte były zgodne z prawdą oraz proste do odczytania.

Dobrą praktyką jest zapisywanie wszystkich wyciągów z konta i wpływów – takie pliki nie zajmują dużo miejsca na dysku, a niektóre mogą być bardzo potrzebne. Informacje dotyczące kont bankowych należy trzymać przez co najmniej 6 lat.

Spółka Limited

HMRC ma dużo większe wymagania w stosunku do spółki LTD. Dokumenty finansowe muszą być sporządzane w bardziej formalnej postaci oraz regularnie dostarczane urzędowi. Należy je przetrzymywać przez co najmniej 6 lat od zakończenia roku finansowego w którym została dokonana dana transakcja.

Istnieje też kilka dodatkowych dokumentów, które są wymagane tylko od spółek LTD, a samozatrudnieni nie muszą się nimi przejmować. Dotyczą one zarządzania spółką i nie można się ich pozbywać – nawet po zamknięciu spółki:

• Akt założycielski spółki (Memorandum of Association) oraz statut (Articles of Association) – to dokumenty, które regulują działanie spółki;
• Rejestr członków oraz rejestr PSC – dokumenty zawierające listy członków. Pierwszy z nich zawiera listę wszystkich członków, podczas gdy drugi przechowuje informacje o tych najważniejszych, mających realny wpływ na losy spółki;
• Protokoły ze spotkań Board Meetings oraz General Meetings – na przykład Board Meeting Minutes. Powinny zawierać informacje o podjętych decyzjach oraz członkach spotkań;
• Annual Confirmation Statements – czyli dokument zawierający aktualne informacje o zarządzie, adresie rejestrowym, udziałowcach itd.

Spółka LTD musi również przetrzymywać dokumenty finansowe:

• Wszelkie bilanse finansowe – oczywiście najważniejszym jest roczne sprawozdanie finansowe spółki, które zawiera zestawienie przychodów, kosztów, zysków i strat oraz bilans spółki;
• Każdy dokument potwierdzający informacje w bilansach – chodzi tutaj o wszelkie faktury, paragony, umowy, kontrakty, zlecenia i inne potwierdzenia poniesionych kosztów i przychodów;
• Rejestr wypłaty dywidend – każda spółka wypłacająca dywidendy musi prowadzić rejestr, który będzie zawierał wysokość wypłat oraz dane osób, które te dywidendy otrzymały.

Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe spółki, należą do nich:

• Corporation Tax Returns – zeznania podatkowe spółek dotyczące podatku Corporation Tax;
• VAT returns;
• Rejestr VAT – każda spółka LTD zarejestrowana do VAT, musi prowadzić specjalny rejestr, zawierający wszystkie faktury VAT.

Jeśli zatrudniasz pracowników

Bardzo ważne jest, abyś pamiętał o przechowywaniu dokumentacji dotyczącej pracowników (jeśli jesteś dyrektorem spółki LTD, czyni Cię to jednocześnie jej pracownikiem, a więc poniższe zasady będą dotyczyć również Ciebie) – jest to jeden z obowiązków pracodawcy. Dokumenty, jakie należy przechowywać nie różnią się znacznie, jednak istnieją drobne różnice pomiędzy obowiązkami samozatrudnionego oraz spółki LTD w tym zakresie. Zasadnicza różnica o której trzeba pamiętać jest taka, że Sole Trader musi przetrzymywać dokumenty przez co najmniej 3 lata od zakończenia zatrudnienia danego pracownika, podczas gdy spółka LTD ma obowiązek trzymać je aż 6.

Dokumenty, jakie trzeba zachować to:

• Umowy o pracę;
• Listy płac – szczegółowe zapisy dotyczące wysokości i dat wynagrodzeń;
• Potwierdzenia wypłat wynagrodzeń – na przykład wyciągi z konta;
• Potwierdzenia opłacania składek National Insurance;
• Dokumenty związane z odprowadzaniem Income Tax z pensji pracowników;
• Szczegółowa dokumentacja związana z czasem pracy pracowników – zawierająca każdy urlop, zwolnienie oraz nadgodziny;
• Dokumenty potwierdzające nieobecności w pracy.

Podsumowanie

Istnieje bardzo dużo dokumentów, o których musisz pamiętać prowadząc działalność w UK. Jeśli samemu prowadzisz księgowość w swojej firmie, najlepszym sposobem będzie zapisywanie absolutnie wszystkich dokumentów oraz potwierdzeń – nawet tych, które mogą wydawać się nie potrzebne. Kiedy dokumentacji robi się coraz więcej, nawet takie działanie może stać się uporczywe i czasochłonne. Pamiętaj, jesteśmy zawsze gotowi do pomocy – jako doświadczone biuro księgowe jesteśmy w stanie zadbać, aby każdy potrzebny dokument był zachowany, a ty nie będziesz musiał bać się kontroli i audytów z HMRC.