Ile trwa zakładanie firmy w UK w 2025?

Proces zakładania firmy w Wielkiej Brytanii będzie się różnić w zależności od wielu czynników. Na wygląd oraz czas trwania całego procesu mają czynniki takie jak wybór formy prawnej działalności, rodzaj prowadzonej działalności oraz rejestracja do VAT. Dodatkowo, niektóre biznesy potrzebują pozwoleń i licencji, których zdobywanie może przedłużać cały proces. Mimo tego zakładanie firmy w UK jest stosunkowo szybkie i proste. Mechanizmy, z których korzystają urzędy opierają się na rejestracjach online, dzięki czemu procesy przebiegają sprawnie, a system podatkowy i prawny jest dość przejrzysty. W tym artykule opiszemy jak wygląda proces zakładania firmy dla różnych rodzajów działalności gospodarczej oraz wspomnimy o różnych innych procesach, które mogą wpłynąć na czas trwania całej procedury.

Samozatrudnienie a spółka Limited

Każdy przyszły przedsiębiorca stoi przed wyborem formy prawnej swojej firmy. Jest to bardzo istotna decyzja, która wpływa na całą późniejszą strukturę biznesu. Dwie najpopularniejsze formy prawne firmy w UK to self-employment, czyli samozatrudnienie (odpowiednik polskiej jednoosobowej działalności gospodarczej) oraz spółka Limited (odpowiednik polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). Mimo użycia określenia „odpowiednik”, nie należy się tym w pełni sugerować – zarówno self-employment jak i spółka LTD działają na nieco innych zasadach niż jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka z o. o.

Self-employment charakteryzuje się brakiem osobowości prawnej spółki. Cała firma jest przypisana do jej właściciela, który ponosi za nią pełną odpowiedzialność. Oznacza to, że za straty spółki, jej właściciel odpowiada ze swojej kieszeni. Sole trader (tak określa się osobę samozatrudnioną w UK) podlega dość prostemu systemowi rozliczeniowemu z podatków, jakim jest Self Assessment. System podatkowy dla osób samozatrudnionych jest opisany w naszym artykule pt. „Podatki dla samozatrudnionych w UK„.

Z kolei spółka LTD posiada swoją odrębną osobowość prawną, a więc posiada własny majątek, może zawierać umowy, pozywać lub być pozywana, a wszystkie jej długi należą bezpośrednio do spółki, a nie do jej właściciela. Oznacza to, że udziałowcy nie odpowiadają za straty firmy własnym majątkiem. Struktura spółki LTD jest bardziej skomplikowana od Self-employment – tłumaczymy to poradniku dotyczącym zakładania spółki Limited.

Jeśli nie wiesz jaką formę prowadzenia biznesu wybrać, pomocny może być nasz artykuł, w którym szczegółowo porównujemy te dwie opcje oraz przedstawiamy ich wady i zalety.

Ile trwa zakładanie firmy jeśli działa się na samozatrudnieniu?

Założenie działalności jako Sole Trader jest bardzo szybkie, proste i tanie. Jeśli wszystkie warunki są spełnione oraz podczas rejestracji nie nastąpiły żadne problemy, cała procedura może trwać do około 10 dni, z czego samą działalność można zacząć prowadzić od razu po zarejestrowaniu firmy online, co trwa około 15 minut. Skąd taki rozstęp czasowy? Sama procedura rejestrowania firmy na stronie rządowej jest bardzo krótka – wymaga jedynie podania:

• Danych osobowych – Podstawowe dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, data urodzenia itd. oraz dane kontaktowe
• Danych identyfikacyjnych – National Insurance Number, numer paszportu lub innego dowodu tożsamości oraz dane logowania do konta Government Gateway – jeśli nie masz tego konta założonego, będzie to wymagane
• Informacji o działalności – Data rozpoczęcia działalności, nazwa firmy, opis działalności i kod branży
• Dodatkowych informacji – Jak chciałbyś otrzymywać korespondencję, czy chcesz zarejestrować się jako płatnik VAT itp.

Po przesłaniu wniosku, następne kilka dni oczekuje się na numer Unique Taxpayer Reference (UTR), który służy do identyfikacji podatnika w systemie HMRC oraz jest niezbędny do składania deklaracji podatkowej Self Assessment. Nie trzeba czekać na otrzymanie numeru – działalność można zacząć prowadzić od razu po złożeniu wniosku.

Co może opóźnić proces rejestracji?

Istnieje kilka możliwych przypadków, które mogą opóźnić proces rejestracji działalności w HMRC. Zazwyczaj dotyczą one nieścisłości w formularzu. Przykładowo, jeśli zrobiłeś błędy w danych osobowych, co sprawia że nie są spójne, HMRC może skontaktować się z tobą telefonicznie, aby wyjaśnić nieporozumienia. Przed rejestracją warto również sprawdzić swoje konto Government Gateway oraz upewnić się, że zawarte tam dane są poprawne. Jeśli tak nie będzie lub nastąpią problemy z samym zalogowaniem się do konta, system HMRC może zablokować możliwość złożenia wniosku online.

Ile trwa zakładanie firmy jako spółka LTD?

Tak jak wcześniej wspomniano, struktura spółki LTD jest nieco bardziej skomplikowana, co przekłada się również na czas jej rejestracji. Należy się do niej odpowiednio przygotować, aby podczas składania wniosku nie decydować o istotnych dla spółki sprawach, takich jak podział udziałów czy nazwa. Wszystkie szczegółowe informacje potrzebne do przygotowania się do rejestracji spółki LTD znajdziesz w artykule pt. „Jak założyć spółkę LTD w UK w 2025 roku?”

Długość trwania całego procesu rejestracji może być właśnie w dużym stopniu zależna od ustalenia struktury spółki, czyli wybrania udziałowców i ich uprawnień, podziału udziałów, ustalenie wartości kapitału zakładowego oraz adresu rejestracyjnego spółki. Wszystkie z tych decyzji trzeba będzie podjąć przy składaniu wniosku online, który kosztuje £50. Cały proces rejestracji trwa kilka godzin, a oczekiwanie na potwierdzenie rejestracji oraz numer CRN (Company Registration Number) zwykle zajmuje kilka godzin roboczych od zatwierdzenia wniosku. Oficjalna strona rządowa podaje 1 dzień roboczy jako maksymalny termin.

Kolejnym etapem zakładania spółki LTD jest jej rejestracja do Corporation Tax. Dokonuje się jej online poprzez konto Government Gateway i należy to zrobić maksymalnie 3 miesiące po rozpoczęciu aktywnej działalności (czyli np. wystawienia pierwszej faktury lub zatrudnienia pierwszego pracownika). Proces rejestracji spółki trwa do 20 minut, a oczekiwanie na potwierdzenie do kilku dni roboczych.

Rejestracja jako pracodawca

Jeśli firma planuje zatrudniać pracowników, zarówno samozatrduniony jak i spółka LTD muszą zarejestrować się w systemie PAYE (Pay As You Earn), który jest przeznaczony do wypłacania pensji pracownikom oraz odprowadzania podatków. Cała procedura jest wytłumaczona w naszym kompleksowym artykule o zatrudnianiu pracowników. Podobnie jak inne rejestracje, samo złożenie wniosku nie trwa długo, ale na potwierdzenie ze strony urzędu należy czekać kilka dni roboczych – zazwyczaj do pięciu, a w niektórych przypadkach nieco dłużej.

Warto pamiętać, że nawet jeśli spółka LTD nie zamierza na daną chwilę zatrudniać pracowników, ale za to dyrektorzy mają zamiar wypłacać sobie pensje, i tak należy ją zarejestrować jako pracodawca, ponieważ jeśli dyrektorzy otrzymują pensję, są traktowani jako pracownicy.

Rejestracja jako płatnik VAT

Kolejnym ważnym etapem jest rejestracja firmy jako podatnika VAT. Jest ona obowiązkowa, jeśli firma przekroczy £90,000 rocznego obrotu, ale można jej dokonać dobrowolnie, co wiąże się z wieloma korzyściami. Cała procedura jak i korzyści, które wiążą się z byciem podatnikiem VAT, są szczegółowo opisane w naszym artykule o tym podatku.

Rejestracja jako podatnik VAT odbywa się przez stronę rządową oraz Twoje konto Government Gateway. Wniosek jest rozpatrywany i zatwierdzany zazwyczaj do 10-14 dni, ale maksymalny termin deklarowany przez rząd to miesiąc po jego złożeniu.

Podsumowanie

Zakładanie firmy w Wielkiej Brytanii odbywa się głównie poprzez Internet i jest bardzo proste oraz stosunkowo krótkie. Jeżeli jesteś odpowiednio przygotowany, otwarcie firmy i zarejestrowanie jej do systemu PAYE oraz jako płatnika VAT nie powinno zająć dłużej niż 2 miesiące. W praktyce czas trwania procesów po ukończeniu których możesz rozpoczynać aktywną działalność nie przekracza dwóch dni.