Kim jest pracownik IR35? – ukryty etat w UK

Choć prawo w Wielkiej Brytanii wprowadza wiele udogodnień dla przedsiębiorców, które pozwalają na ograniczenie obowiązków formalnych lub optymalizację podatkową, czasami bywa też bardzo rygorystyczne co do przepisów oraz surowe dla tych, którzy je naginają. Jednym z najlepszych przykładów tego, jak HMRC pilnuje interpretacji przepisów, są pracownicy IR35. W tym artykule dowiesz się co oznacza ten status oraz jak uchronić się przed jego nadaniem.

IR35 – co to znaczy?

Nazwa IR35 wzięła się od komunikatu HMRC z 1999 roku pt. „Inland Revenue 35„, który zapowiadał wprowadzenie przepisów dotyczących ukrytego zatrudnienia (Intermediaries Legislation). Obecnie IR35 używane jest potocznie jako status osoby, która została dotknięta mocą tej ustawy.

Intermediaries Legislation to przepisy mające na celu zapobieganie tzw. „disguised employment”, czyli sytuacji, w której ktoś formalnie prowadzi własną działalność, ale w rzeczywistości pracuje w taki sposób, jakby był zatrudniony na etacie.

Mogą one dotknąć wielu form działalności gospodarczej, takich jak Sole Trader, Spółka Limited, a nawet spółek partnerskich. Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą świadczy usługi dla jednego klienta, może być narażona na objęcie IR35 – zależy to od stopnia niezależności.

Co oznacza zostanie pracownikiem IR35?

Nałożenie przez HMRC statusu IR35 niesie za sobą olbrzymie konsekwencje. Po pierwsze, tracisz możliwość rozliczania się z HMRC metodami dla przedsiębiorców (Self Assessment w przypadku Sole Traderów i Company Tax return w przypadku spółek Limited) i zostajesz zarejestrowany do PAYE swojego dotychczasowego klienta. W konsekwencji, twoje podatki odprowadzane są automatycznie co miesiąc, stawki NIC się zwiększają, a ty nie możesz odliczać kosztów uzyskania przychodów. 

To, że zostaniesz wpisany do pracowniczego PAYE, wcale nie oznacza, że zyskujesz pełne prawa pracownicze. Mimo odprowadzania wyższych składek NIC, nie masz możliwości wzięcia płatnego urlopu, urlopu chorobowego lub zwolnienia macierzyńskiego.

Dodatkowo, zaległe podatki muszą zostać uregulowane, nałożone zostają odsetki, tak samo jak w przypadku opóźnień z płatnościami oraz może zostać nałożona kara. To, kto będzie ponosił odpowiedzialność finansową, zależy od konkretnej sytuacji.

O wszystkich tych konsekwencjach przeczytasz w dalszej części artykułu.

Jak wygląda cały proces w praktyce?

HMRC cały czas przygląda się danych o zarobkach i podatkach pracowników w UK. Kiedy zacznie podejrzewać, że ktoś może pracować na ukrytym etacie, może otworzyć postępowanie sprawdzające. Na początku szczegółowo analizowane są dokumenty dostępne dla HMRC od ręki, czyli takie jak deklaracje Self Assessment, wysokości przychodów i faktury.

Po tym zaczyna się korespondencja – na tym etapie bardzo ważne jest to, aby współpracować z HMRC i nie opóźniać rozwoju wydarzeń lub dalszych rozmów celowo. Urzędnicy zwracają uwagę jak zachowuje się podatnik i często ma to znaczenie w kwestii decyzji o potencjalnym nałożeniu kary. Jest to jednak jeden z kilku czynników, które mogą przyczynić się do takiej decyzji. HMRC rozróżnia 4 możliwe kategorie, według których takie kary są nakładane:

• Reasonable care (należyta staranność) – ten przypadek dotyczy sytuacji, kiedy twoja praca była dobrze udokumentowana (np. za pomocą umowy B2B wykazującej świadczenie usług, a nie „zatrudnienie”), a swoją decyzję opierałeś na poradach księgowego lub innego doradcy biznesowego albo wyniku testu CEST (o nim w dalszej części artykułu). Aby HMRC potraktowało twoją sytuację jako Reasonable Care, ważna jest kooperacja i dobre uargumentowanie swojej decyzji. Kara w takim przypadku nie jest nakładana.
• Careless error (niedbalstwo) – taki status jest przyznawany, kiedy pracownik nie ma konkretnych argumentów za swoją decyzją i wykazuje się nieznajomością przepisów. Kara wynosi wtedy do 30% zaległego podatku.
• Deliberate but not concealed (działanie umyślne, ale nie ukrywane) – ta kategoria dotyczy sytuacji, w których ktoś wiedział, że pracuje na ukrytym etacie, ale nie kryje się z tym przy kontroli. Kara może wynosić nawet do 70% zaległego podatku.
• Deliberate and concealed (działanie umyślne i ukrywane) – ostatni scenariusz jest najbardziej surowy, bo przewiduje karę wynoszącą aż 100% zaległego podatku. Nakładana jest ona w sytuacjach, kiedy ktoś próbuje oszukiwać HMRC, np. fałszowaniem dokumentów lub e-maili.

Warto jednak pamiętać, że kary nakładane są bardzo rzadko – jeśli nie będziesz sprawiał problemów podczas korespondencji i będziesz potrafił uargumentować swoje decyzje, najprawdopodobniej nie zostaniesz objęty karą. Jeśli wiesz, że HMRC rozpoczęło postępowanie podatkowe skierowane w Twoją stronę, koniecznie skorzystaj z pomocy specjalistów z dziedziny podatków i księgowości. Mamy wieloletnie doświadczenie we wspieraniu przedsiębiorców, także tych, wobec których prowadzone są kontrole w sprawach IR35.

Oprócz kar, od niezapłaconych podatków są naliczane odsetki. Ich wysokość to zazwyczaj o 2% – 4% powyżej stopy bazowej banku Anglii (Zmienia się ona dość często, a aktualną można sprawdzić na stronie rządowej). Jest to kolejna zła wiadomość dla osób, które zostały uznane za pracownika IR35. Takie odsetki nie naliczają się dopiero po decyzji HMRC, a od realnego momentu, kiedy podatek powinien być zapłacony. W rezultacie, oprócz uregulowania zaległego podatku oraz ewentualnej kary, pracownik IR35 lub jego klient zostaje obciążony odsetkami, które narastają od momentu powstania zaległości podatkowej – z każdym rokiem i od każdej niezapłaconej kwoty podatku.

Po decyzji HMRC twój klient ma obowiązek zarejestrować Cię do PAYE. Od tego momentu będziesz rozliczany jak pracownik. Dodatkowo, zazwyczaj nowy pracodawca musi zrobić tzw. Retrospective PAYE, czyli obliczenie wszystkich podatków, które powinny być uregulowane od początku działania kontraktu.

Zaległy podatek – co to oznacza w kontekście IR35?

W przypadku IR35 zaległy podatek określany jest jako „Tax Lost”. Oznacza to kwotę, która zostałaby zapłacona jeśli dana osoba byłaby traktowana jako zwykły pracownik:

Suma podatków i składek jakie powinny być zapłacone – Suma podatków i składek jakie zapłacił = Zaległy podatek

Jeśli chodzi o okres wstecz, który liczy się do zaległego podatku, HMRC wybiera jego długość na podstawie nałożonej kary:

• Careless error – do 4 lat;
• Deliberate but not concealed – do 6 lat;
• Deliberate and concealed – do 20 lat.

To oznacza, że jeśli HMRC nałoży na Ciebie karę ze statusem „Deliberate but not concealed”, będzie należało zapłacić wszystkie zaległe podatki i składki z ostatnich 6 lat + dodatkową karę w wysokości do 70% kwoty tych zaległości.

Dla lepszego zrozumienia, zobrazujemy to przykładem:

Pan Michał pracuje na umowie B2B i został uznany za pracownika IR35. Z uwagi na brak znajomości przepisów i utrudniony kontakt, została na niego nałożona kara w kategorii Careless Error w wysokości 30% zaległego podatku.

Przyjmijmy, że Pan Michał przez ostatnie 4 lata zarabiał £60,000 rocznie. Jako samozatrudniony, musiał płacić Income Tax oraz składki NIC class 4.

Jego roczny Income Tax wynosił £11,431.40, a roczna wysokość NIC £2,465.52.

Łączna suma jego podatków i składek przez ostatnie 4 lata wynosiła £55,551.68 (jeśli nie odliczałby kosztów uzyskania przychodu).

Teraz należy sprawdzić ile jego podatki wyniosłyby, gdyby był rozliczany poprzez PAYE:

Łączna suma podatków i składek przez ostatnie 4 lata wynosiłaby £58,568 + £32,997.60 Employer’s NIC. Tax Lost wynikający z osobistych podatków: £58,568 – £55,551.68 = £3,016.36. Dodając do tego zaległe Employer’s NIC, otrzymuje się łączny Tax Lost, na podstawie którego naliczana jest kara. W tym przypadku to aż £36,013.92.

Kara: 30% * £36,013.92 = £10,804.18 

Łączna kwota, jaką trzeba zapłacić HMRC wynosi £46,818.10.

Kto opłaca zaległy podatek, karę i odsetki?

Bardzo ważne jest, abyś miał świadomość w jakich sytuacjach opłaty są pokrywane przez pracownika IR35, a w jakich przez jego klientów. To zależy od wielkości firmy, jaka korzystała z jego usług. Jeśli klient jest średnim lub dużym przedsiębiorstwem (spełnia co najmniej 2 warunki z:

• Roczny obrót wyższy niż £10,2;
• Wartość aktyw większa niż £5,1 mln;
• Liczba pracowników większa niż 50),

wtedy odpowiedzialność za uregulowanie należności wobec HMRC spada na niego, a pracownik IR35 nie ponosi żadnych kosztów. Wyjątkiem są sytuacje, w których kontrahent celowo wprowadził klienta w błąd lub ukrywał fakty — wtedy odpowiedzialność może zostać przerzucona na kontrahenta.

Sytuacja jest inna w przypadku małych przedsiębiorstw (spełnione 2 z 3 warunków:

• Roczny obrót ≤ £10,2 mln;
• Wartość aktyw ≤ £5,1 mln;
• Liczba pracowników ≤ 50).

W takim przypadku pełną odpowiedzialność finansową ponosi pracownik IR35.

Jak uniknąć statusu IR35?

Aby nie narażać się na konsekwencje związane z zostaniem uznanym za pracownika IR35, dobrze jest pomyśleć o tym zanim podejmie się daną współpracę.

Najważniejsza jest analiza modelu współpracy. Zastanów się, pod jakimi kątami przypomina on pracę na etacie. Jeśli masz wątpliwości, postaraj się wynegocjować zmianę – pamiętaj, że przyznanie Ci statusu IR35 jest niekorzystne nie tylko dla Ciebie, ale również dla klienta (szczególnie jeśli jest on średnim lub dużym przedsiębiorstwem).

Warto, abyś zrozumiał trzy zasadnicze kryteria, które pokazują niezależność kontraktora:

Kontrola

Najważniejszym czynnikiem, który oddziela pracownika od kontrahenta jest stopień kontroli, jaki zachodzi we współpracy. W prawidłowo działającym układzie nie narażonym na IR35, klient mówi co ma być zrobione, a kontrahent decyduje jak to zrobić. Objawia się to na wielu płaszczyznach współpracy:

• Posiadanie przełożonego;
• Obowiązek raportowania swoich działań;
• narzucone godziny pracy;
• przygotowane instrukcje co do zadań,

to wszystko przykłady dużej kontroli dotyczącej wykonywania pracy przez kontrahenta, która upodabnia go do zwykłego pracownika.

Mutuality of Obligation (MOO)

MOO to zasada, według której klient nie musi Ci dawać pracy, a ty możesz odmówić przyjęcia jej. Ten czynnik zmienia współpracę etatową, gdzie praca jest zawsze, a pracownik ma obowiązek ją przyjmować, w prawdziwe zlecenie usługowe.

Prawo zastępstwa (Right of Substitution)

Z uwagi na to, że to ty decydujesz jak ma być wykonane zadanie, powinieneś mieć pełne prawo wysłać do jego wykonania kogoś innego. Oczywiście twoja firma ponosi za to pełną odpowiedzialność, jednak fakt, że nie jesteś pracownikiem swojego klienta upoważnia Cię do działania jako firma, a więc również zlecania zadań swoim pracownikom.

Nie jestem pewien co do kontraktu – co robić?

Jeśli masz wątpliwości co do bezpieczeństwa współpracy pod względem IR35, możesz skorzystać z rządowego narzędzia CEST – Check Employment Status for Tax. Działa ono na zasadzie testu i służy do określania, czy dana relacja pracy jest Inside IR35 (Pracownik do celów podatkowych) czy Outside IR35 (pełnoprawny kontrahent). Wynik takiego testu jest honorowany przez HMRC jako potwierdzenie statusu „reasonable care”, ale nie jest w pełni dokładny.

Alternatywną opcją, która da Ci niemal absolutną pewność jest konsultacja z prawnikiem. Analiza przeprowadzona przez takiego specjalistę zagwarantuje Ci pewność i pomoże podjąć decyzję co do dalszych działań. Jak wspomniałam, ryzyko przekwalifikowania umowy jest raczej niewielkie, ale nie wolno go bagatelizować, bowiem kary nierzadko przekraczają £10,000, a niekiedy nawet £20,000.