Jak długo trzeba przechowywać faktury i dokumenty księgowe w UK?

Jako przedsiębiorca prowadzący firmę w Anglii masz obowiązek przechowywać dokumenty księgowe. Przepisy zobowiązują Cię do przechowywania faktur i dowodów zapłaty, abyś był w stanie wykazać, dlaczego zapłacona i zadeklarowana przez Ciebie kwota podatku była prawidłowa.

Przez ile lat trzeba przechowywać faktury w UK?

Rodzaj przedsiębiorcy / dokumentacji	Jak długo przechowywać?
Self-employed / Self Assessment	co najmniej 5 lat po 31 stycznia będącym terminem złożenia odpowiedniego zeznania
LTD, dokumenty potrzebne do Corporation Tax	6 lat od końca accounting period
VAT records	co najmniej 6 lat
VAT OSS / dawny MOSS	10 lat

Jak długo self-employed musi przechowywać faktury?

Jak wynika z powyższej tabeli, okres, przez jaki powinieneś przechowywać dokumenty księgowe zależy przede wszystkim od tego, jakiego podatku dotyczą. Osoby samozatrudnione, czyli sole traderzy rozliczają się za pomocą Self Assessment, w związku z czym muszą one przechowywać dokumenty księgowe przez okres 5 lat od 31 stycznia, czyli terminu złożenia zeznania podatkowego. Nawet gdyby SA zostało złożone wcześniej, okres 5 lat i tak zaczyna się od 31 stycznia.

Pozwolę sobie zauważyć, że oprócz faktur, samozatrudnieni muszą przechowywać także:

• records of all sales and income,
• business expenses,
• VAT records, jeśli firma jest VAT registered,
• PAYE records, jeśli zatrudnia pracowników,
• dokumenty dotyczące personal income.

Dowodami mogą być faktury sprzedażowe, receipts, bank statements, bank slips itd (Źródło: Gov.uk). Dodatkowo, jeśli prowadzisz księgi w modelu traditional accounting, do listy dochodzą jeszcze dokumenty dotyczące należności, niezapłaconych zobowiązań, stock, work in progress i year-end bank balances. To kolejny argument za wyższością metody kasowej na samozatrudnieniu w UK.

Przez jaki okres dokumentację powinna przechowywać spółka LTD?

Różnice między spółką ltd a sole proprietorship obejmują także okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji. W przypadku spółki HMRC podaje zasadę 6 lat od końca company financial year, którego dotyczą dokumenty. Termin może być dłuższy m.in. przy trwającej kontroli, spóźnionym Company Tax Return, transakcjach obejmujących kilka accounting periods czy niektórych długoterminowych aktywach. Teoretycznie Companies Act 2006 przewiduje, że prywatne spółki muszą przechowywać dokumentację przez zaledwie 3 lata od ich sporządzenia, jednak z uwagi na przepisy dotyczące corporation tax, możemy pokusić się o uproszczenie, że zawsze obowiązuje termin 6-letni.

Z informacji dostępnych na stronie rządowej wynika, że spółka powinna przechowywać znacznie więcej niż tylko faktury. Przez „records” rozumiemy:

• all money spent,
• receipts,
• petty cash records,
• orders,
• delivery notes,
• all money received,
• invoices,
• contracts,
• sales books,
• till rolls,
• bank statements,
• business correspondence.

Co z VAT?

VAT records trzeba zasadniczo przechowywać przez minimum 6 lat, natomiast dokumentację związaną z VAT OSS lub dawnym MOSS przez 10 lat. Więcej na ten temat wyjaśniam w moim artykule poświęconym rozliczeniom VAT w UK.

Czy trzeba przechowywać każdy otrzymany invoice w UK?

Invoice nie jest tylko dokumentem wysyłanym klientowi. Jest również elementem dokumentacji księgowej, na podstawie której przedsiębiorca wykazuje swoje przychody, koszty i VAT. Każdy przedsiębiorca musi przechowywać zarówno faktury (invoices) wystawiane jak i otrzymywane. Oprócz tego, powinieneś katalogować i magazynować także debit i credit notes, bank statements, paski wypłat itd.

Co ciekawe, GOV.UK wyraźnie podaje, że należy zachować również kopię VAT invoice, która została anulowana lub wystawiona omyłkowo. W moim rozumieniu, jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany do przechowywania absolutnie całej dokumentacji dotyczącej przepływów pieniężnych które wygenerował Twój biznes. Jeśli ktoś płaci Tobie lub Ty jemu, powinno to mieć swój dokumentowy ślad.

Czy dokumenty księgowe w UK można przechowywać w formie elektronicznej?

Odpowiedź na to pytanie jest niestety dość złożona i niejednoznaczna. HMRC nie narzuca jednej formy przechowywania accounting records, zwłaszcza dla zwykłego Self Assessment. Możesz zatem przechowywać swoje dokumenty księgowe zarówno papierowo, jak i elektronicznie w oprogramowaniu księgowym. Jednakże, z uwagi na obowiązywanie Making Tax Digital, określone elementy VAT records muszą znajdować się w „compatible software”. W praktyce zatem, ciężar zdecydowanie przesuwa się w stronę cyfryzacji całego obiegu dokumentów.

Zauważmy jednak, że w przypadku, gdy otrzymujesz od kontrahenta papierową fakturę, a następnie Twoje polskie biuro księgowe w UK wprowadza dane z dokumentu do systemu, masz obowiązek przechowywać papierowy oryginał faktury. Jeśli zeskanujesz fakturę i zapiszesz skan na dysku komputera, taki zapis jest dla HMRC wystarczający.

Ważne: są niestety wyjątki od reguły. Jak podaje HMRC, istnieją dokumenty, które trzeba przechowywać wyłącznie w oryginale, np. C79, czyli dokument importowy sporządzany na potrzeby VAT.

Czy skan faktury wystarczy dla HMRC?

Reasumując, HMRC co do zasady akceptuje skany dokumentów. Co więcej, w przypadku kontroli podatkowej, urzędnicy najprawdopodobniej poproszą Cię właśnie o przesłanie dokumentów w formie elektronicznej. Tego typu postępowania prowadzone są w ogromnej większości w pełni zdalnie.

Za stosowaniem formy elektronicznej przemawia też sposób pracy z księgowymi. Zarówno Falcon Accountancy, jak i większość biur księgowych nie przyjmuje i nie chce przyjmować od klientów dokumentów księgowych. Przy skali działalności naszej firmy, przechowywanie tysięcy faktur generowałoby gigantyczne koszty, które nie są niczym uzasadnione.

Wykonując kopię elektroniczną dokumentu, pamiętaj o kilku wymogach. Przede wszystkim, nie powinno to być kiepskiej jakości zdjęcie wykonane telefonem. Choć taka fotografia może pełnić rolę dokumentu księgowego, nie jest to wygodne i zaskakująco często okazuje się, że trudno jest odczytać te szczegóły, które w danej chwili są ważne.

Naszym klientom zalecamy, aby swoje dokumenty księgowe przechowywali lokalnie, na komputerze firmowym oraz w chmurze. Istnieje wiele darmowych lub bardzo tanich rozwiązań, które skutecznie zabezpieczają przed utratą danych, na przykład w wyniku zalania urządzenia.

Co robić w przypadku zgubienia dokumentów księgowych w Anglii? Zgubiony invoice w praktyce

Z doświadczenia wiem, że zdarza się, że dokumenty księgowe się gubią. Nierzadko nie wynika to ze złej woli, a na przykład ze zdarzeń losowych – wypadku samochodowego, pożaru, powodzi, przeprowadzki. Przepisy oczywiście przewidują taką ewentualność i na całe szczęście, sytuacja nie jest patowa.

Przede wszystkim, powinieneś podjąć wszystkie działania zmierzające do odzyskania dokumentów księgowych, włącznie z poniesieniem wydatków z tym związanych. Tam, gdzie jest to możliwe, powinieneś skontaktować się z dostawcą z prośbą o wydanie duplikatu lub kopii dokumentu. Jeśli dokumentów nie da się odtworzyć, HMRC pozwala użyć estimated lub provisional figures, przy czym musisz to odpowiednio oznaczyć w Self Assessment. Provisional figures to dane co do których spodziewasz się, że w przyszłości uzyskasz właściwe informacje. Estimated figures stosujemy, gdy ustalenie dokładnej kwoty nie będzie nigdy możliwe.

W przypadku spółek LTD, potrzebne jest jeszcze jedno uzupełnienie. Jeżeli records spółki zostały utracone, skradzione albo zniszczone, masz obowiązek niezwłocznie poinformować Corporation Tax office, a na koniec roku wskazać także ten fakt w Company Tax Return.

Kary za brak dokumentów księgowych w Anglii

Warto pamiętać, że brak dokumentów księgowych sprowadza na Ciebie ryzyko nałożenia kary przez HMRC. Brytyjska administracja skarbowa może obciążyć Cię karą do nawet £3,000 za niewłaściwe przechowywania wymaganej dokumentacji dotyczącej danego return lub claim. Oczywiście nie dostaniesz raczej grzywny w wysokości £3,000 za zgubienie jednej czy dwóch faktur, ale przy większych zaległościach, jest to w pełni dopuszczalne.

Ponadto, dyrektorzy spółki LTD, która niewłaściwie prowadzą accounting records muszą liczyć się z osobną karą do £3,000, a w skrajnych przypadkach, usunięciem ze stanowiska. Przepisy dotyczące VAT dopuszczają stosowanie kar po £500 za nieprzechowywanie danego dokumentu. Realne konsekwencje bywają dotkliwe, choć kary rzadko liczone są w tysiącach funtów.

Nadmienię również, że brak dokumentów księgowych może skutkować pojawieniem się zarzutu nieprawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz odebrać Ci prawo do odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Te trzeba przecież odpowiednio dokumentować. Wycofanie kosztu z ksiąg rachunkowych, oprócz ewentualnego mandatu, oznacza oczywiście konieczność odprowadzenia zaniżonego w ten sposób podatku dochodowego.

Co zrobić po upływie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentów księgowych w UK?

Brak obowiązku przechowywania dokumentacji nie powinien skłaniać Cię do tego, aby dzień po upływie terminu spalić lub pociąć wszystkie faktury czy potwierdzenia zapłaty. Choć oczywiście HMRC nie będzie mogło wyciągać wobec Ciebie negatywnych konsekwencji z tytułu utylizacji starych dokumentów, zdecydowanie rekomenduję, aby przed zniszczeniem, zrobić ich skany i zapisać, na przykład na pendrive. W ten sposób unikniesz sytuacji, w której pozbędziesz się faktury przydatnej choćby przy sprzedaży starej maszyny wykupionej z leasingu. Ciągłość title (tytułu własności) jest niekiedy bardzo ważna, zwłaszcza gdy chodzi o towary szczególnie narażone na kradzieże.

Decydując się na utylizację faktur pamiętaj – dokumenty należy zniszczyć, a nie wyrzucić do kosza na śmieci. Jest to szczególnie istotne, gdy pozbywasz się dokumentacji zawierającej dane osobowe, na przykład związanej z zatrudnieniem nieletnich w ramach wakacyjnych praktyk. Oprócz konsekwencji podatkowych, musisz zawsze brać pod uwagę inne aspekty, na przykład wspomnianą ochronę danych osobowych.

Podsumowanie

Przepisy podatkowe w Anglii mówią jasno – przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty księgowe, które odnoszą się do przepływów pieniędzy związanych z jego firmą. Mamy nadzieję, że nasz artykuł okazał się pomocny i dzięki niemu wiesz już, jak należy podchodzić do kwestii prowadzenia dokumentacji w swojej firmie. Jeśli potrzebujesz pomocy z odpowiednim prowadzeniem ksiąg rachunkowych, skontaktuj się z nami – chętnie Ci pomożemy.